Hóa đơn bán hàng là gì? Lợi ích của hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng là chứng từ đã quá quen thuộc trong đời sống thường ngày. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu đúng và rõ về chúng. Ở bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp đến bạn các thông tin về hóa đơn bán hàng là gì? Cũng như những lợi ích mà nó mang lại trong hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa.

Định nghĩa hóa đơn bán hàng là gì?

Hiểu một cách đơn giản, hóa đơn bán hàng là loại chứng từ ghi nhận nghiệp vụ buôn bán hàng hóa/dịch vụ của tổ chức, doanh nghiệp. Chúng được báo cáo định kỳ hằng quý cho cơ quan thuế. Bên cạnh đó, hóa đơn bán hàng là loại tài chính cho phép được trừ vào khoản thuế thu nhập doanh nghiệp.

Thông thường hóa đơn bán hàng được phát hành và sử dụng dưới các hình thức như sau:

• Hóa đơn tự in: Do các tổ chức kinh doanh tự in ra từ các thiết bị máy tính tiền khi bán hàng hóa/dịch vụ.
• Hóa đơn điện tử: Tập hợp các dữ liệu về bán hàng hóa/dịch vụ được tạo lập, gửi, nhận và lưu trữ theo quy định của pháp luật và các văn bản áp dụng.
• Hóa đơn đặt in: Do các tổ chức, đơn vị kinh doanh đặt in theo mẫu sẵn có để phục vụ cho hoạt động kinh doanh hoặc do cơ quan thuế đặt in sẵn theo mẫu để bán.

*** Đừng bỏ qua: Tìm hiểu kế toán quản trị doanh nghiệp

Các đối tượng cần sử dụng hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng thường được sử dụng nhiều trong hoạt động mua bán hàng hóa. Tuy nhiên, chúng được áp dụng nhiều nhất với các đối tượng sau đây:

Các tổ chức, cá nhân kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nước hoặc xuất vào khu vực phi thuế quan và các trường hợp khác được xem như xuất khẩu.

Tổ chức hoặc cá nhân trong khu vực phi thuế quan khi bán hàng hóa, dịch vụ vào trong nước và giữa các doanh nghiệp với nhau.

Tác dụng của hóa đơn bán hàng

Sau khi tìm hiểu hóa đơn bán hàng là gì? Chúng ta đều nhận thấy tầm quan trọng của chúng trong hoạt động buôn bán của con người. Cụ thể, một hóa đơn bán hàng mang lại những chức năng sau:

• Hóa đơn bán hàng là chứng từ gốc trong kế toán, làm căn cứ trong việc hạch toán kế toán.
• Chúng có vai trò quan trọng trong việc quản lý thuế. Hóa đơn bán hàng dùng làm căn cứ trong chứng từ của thuế, giúp quá trình hạch toán, kê khai diễn ra thuận lợi hơn.
• Trong trường hợp bán hàng ra quốc tế, hóa đơn như một chứng từ giao dịch minh chứng cho mối quan hệ mua bán hàng hóa.

Những lưu ý khi sử dụng hóa đơn bán hàng

Hiểu được khái niệm hóa đơn bán hàng là gì sẽ giúp chúng ta nhận ra được tầm quan trọng của chúng trong hoạt động kinh doanh hàng hóa. Tuy nhiên, để sử dụng một cách hiệu quả, bạn cần lưu ý một vài điều cơ bản dưới đây:

• Người bán cần ghi rõ, chính xác họ và tên, địa chỉ của người mua hàng.
• Trên hóa đơn phải thể hiện đầy đủ các thông tin của đơn vị bán hàng hay cung cấp dịch vụ.
• Trên hóa đơn, bạn cần thể hiện đầy đủ tên hàng hóa/dịch vụ, ghi rõ đơn vị tính như cái, chiếc, kg,… Trong trường hợp, tổ chức kinh doanh về dịch vụ thì không cần ghi đại lượng tính.
• Ghi rõ số lượng hàng hóa đã bán và mức giá cũng như tổng số tiền bằng số và chữ trên hóa đơn

*** Tham khảo: Giá phần mềm hóa đơn điện tử

Phân biệt hóa đơn đỏ và hóa đơn bán hàng

Ngoài hóa đơn bán hàng, hóa đơn đỏ cũng được sử dụng rất nhiều trong hoạt động mua bán hàng hóa. Chúng có rất nhiều điểm tương tự nhau nên rất dễ nhầm lẫn. tuy nhiên, để phân biệt hóa đơn đỏ và hóa đơn bán hàng, ta có thể áp dụng các tiêu chí dưới đây.

Đối tượng lập hóa đơn

Doanh nghiệp kê khai và tính thuế giá trị gia tăng ghi vào hóa đơn bán hàng theo phương pháp trực tiếp trong các hoạt động như sau:

• Tổ chức, đơn vị kinh doanh hoạt động sản xuất, buôn bán hàng hóa trong khu vực phi thuế quan.
• Hộ kinh doanh cá thể nộp thuế theo hình thức thuế khóa và hóa đơn của cơ quan thuế. Ngoài ra, một số dịch vụ đặc biệt khác theo quy định của pháp luật.

Các doanh nghiệp kê khai và thực hiện tính thuế giá trị gia tăng ghi vào hóa đơn đỏ trong các trường hợp dưới đây:

• Doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa và cung ứng dịch vụ trong phạm vi trong nước và hoạt động vận chuyển quốc tế.
• Xuất hàng hóa vào khu phi thuế quan và các trường hợp khác được xem như xuất khẩu.

Đối tượng phát hành hóa đơn

Doanh nghiệp, tổ chức muốn có hóa đơn bán hàng phục vụ cho việc sản xuất, kinh doanh phải lên cơ quan thuế để mua. Ngược lại, đối với hóa đơn đỏ (giá trị gia tăng) tự cá nhân doanh nghiệp có thể tự in hoặc sử dụng hóa đơn điện tử, đặt in.

Thuế suất hóa đơn

Thông thường, hóa đơn bán hàng không thể hiện đầy đủ dòng thuế suất và khoản tiền trên hóa đơn. Ngược lại, đối với hóa đơn giá trị gia tăng, các thông tin lại được hiển thị đầy đủ trên chứng từ.

Chữ ký xuất hiện trên hóa đơn

Đối với hóa đơn bán hàng, chỉ cần chữ ký của người bán hàng là đủ. Tuy nhiên, hóa đơn đỏ lại yêu cầu cần cung cấp đầy đủ cả chữ ký của người bán và giám đốc hoặc người được ủy quyền.

Hình thức kế khai hóa đơn

Hóa đơn bán hàng yêu cầu chỉ cần kê khai hóa đơn đầu ra, không cần hóa đơn đầu vào. Trong khi đó, hóa đơn đỏ (giá trị gia tăng) lại bắt buộc có cả đầu ra và đầu vào thì mới đáp ứng đủ điều kiện khấu trừ.

Trên đây là tổng hợp những chia sẻ về hóa đơn bán hàng là gì cũng như những thông tin liên quan mà chúng tôi muốn cung cấp đến bạn. Hy vọng qua bài viết này, các doanh nghiệp sẽ sử dụng hóa đơn bán hàng đúng cách mang lại lợi ích cho nền kinh tế quốc gia.