Cách hạch toán hàng biếu tặng khách hàng đúng chuẩn pháp lý

Hạch toán hàng biếu tặng trong kinh doanh là vấn đề quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định thuế và xây dựng mối quan hệ với khách hàng, đối tác, nhân viên. Việc tặng quà không chỉ tạo dựng thương hiệu mà còn giúp duy trì mối quan hệ lâu dài. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách hạch toán hàng biếu tặng đúng quy định, giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và tối ưu chi phí.

Khái niệm hàng biếu tặng và mục đích sử dụng

Hàng biếu tặng là những sản phẩm, quà tặng mà doanh nghiệp đưa ra cho đối tượng khác mà không thu hồi lại tiền mặt, hay còn gọi là không thu phí cho sản phẩm đó. Mục đích của việc biếu tặng có thể là nhằm tri ân khách hàng, đối tác, hoặc khen thưởng cho nhân viên trong các dịp đặc biệt như lễ Tết, sinh nhật, kỷ niệm công ty, hay các chiến dịch marketing.

Hạch toán hàng biếu tặng phải đảm bảo tính hợp lý, tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật. Do đó, doanh nghiệp cần nắm rõ các bước hạch toán để tránh rủi ro về thuế và kiểm toán.

Khái niệm hàng biếu tặng và mục đích sử dụng

Các quy định về hạch toán hàng biếu tặng

Theo Luật thuế, các quà tặng, hàng biếu tặng phải được hạch toán vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp nếu có đủ các yếu tố sau:

• Quà biếu tặng phải có giá trị không vượt quá mức quy định của pháp luật.
• Đối tượng nhận quà phải là khách hàng, đối tác hoặc các cá nhân có mối quan hệ liên quan đến công ty.
• Mọi hoạt động biếu tặng đều cần có chứng từ hợp lệ như hóa đơn mua hàng, biên bản bàn giao quà tặng, giấy biên nhận hoặc các chứng từ chứng minh việc tặng quà.

Do đó, việc hạch toán quà biếu tặng khách hàng cũng cần tuân thủ các bước và quy trình chặt chẽ.

Cách hạch toán hàng biếu tặng trong doanh nghiệp

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán hàng biếu tặng trong doanh nghiệp để đảm bảo tuân thủ đúng quy định và tối ưu chi phí

Hạch toán hàng biếu tặng là chi phí hợp lý

Căn cứ theo Thông tư 78/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, các khoản chi phí quà biếu tặng trong doanh nghiệp có thể được hạch toán là chi phí hợp lý nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Các quà tặng này phải phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Tìm hiểu các quy định và cách hạch toán hàng biếu tặng trong doanh nghiệp. Hướng dẫn chi tiết về việc hạch toán quà biếu tặng khách hàng, đối tác và lưu ý pháp lý cần biết.
• Quà biếu tặng được ghi nhận hợp lý trong chứng từ, sổ sách kế toán.

Cách hạch toán hàng cho biếu tặng như sau:

• Khi doanh nghiệp mua hàng hóa để biếu tặng: Khi doanh nghiệp mua quà tặng cho khách hàng, kế toán sẽ hạch toán vào các tài khoản liên quan.
  • Nợ TK 156 (Hàng hóa) hoặc TK 331 (Mua hàng hóa, dịch vụ).
  • Có TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Tiền gửi ngân hàng).
• Khi biếu tặng hàng hóa cho khách hàng: Sau khi doanh nghiệp biếu tặng quà, cần hạch toán vào các tài khoản tương ứng để giảm giá trị hàng hóa xuất kho và đồng thời ghi nhận chi phí.
  • Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng).
  • Có TK 156 (Hàng hóa).

Lưu ý: Nếu hàng biếu tặng có giá trị lớn, doanh nghiệp cần phải đảm bảo có chứng từ hợp lệ, bao gồm hóa đơn mua hàng, biên bản bàn giao và các tài liệu liên quan.

Cách hạch toán quà biếu tặng khách hàng

Quà biếu tặng cho khách hàng thường được xem là chi phí tiếp thị, chi phí bán hàng trong doanh nghiệp. Đây là một trong những chi phí hợp lý được phép trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Tuy nhiên, các doanh nghiệp cần lưu ý rằng, nếu chi phí quà biếu tặng vượt mức quy định của pháp luật, doanh nghiệp sẽ không được phép tính vào chi phí hợp lý.

• Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng): Ghi nhận chi phí bán hàng đối với món quà đã biếu.
• Có TK 156 (Hàng hóa) hoặc TK 331 (Khoản chi cho hàng hóa): Ghi nhận giá trị hàng hóa xuất kho.

Lưu ý: Doanh nghiệp cần phải theo dõi chi tiết từng món quà biếu tặng và có chứng từ hợp lệ, để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong các báo cáo tài chính.

Hạch toán khi doanh nghiệp nhận quà biếu tặng

Đối với trường hợp doanh nghiệp nhận quà biếu tặng, các khoản quà này cũng cần được hạch toán đúng cách. Nếu quà biếu tặng không có giá trị bằng tiền mặt mà chỉ là hàng hóa, doanh nghiệp sẽ phải hạch toán vào tài sản hoặc tài khoản khác như sau:

• Nợ TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): Nếu quà biếu có giá trị tương đương tiền mặt.
• Có TK 711 (Doanh thu khác): Nếu quà biếu được nhận vào tài khoản doanh thu.

Tuy nhiên, các khoản quà biếu tặng mà doanh nghiệp nhận không phải lúc nào cũng là nguồn thu nhập hoặc có giá trị đáng kể. Chính vì vậy, doanh nghiệp phải đảm bảo kiểm tra kỹ các quy định thuế, tránh rủi ro phát sinh từ việc không hạch toán chính xác.

>>>Xem ngay: hạch toán hoàn thuế gtgt hàng nhập khẩu

Những lưu ý khi hạch toán hàng biếu tặng

Để hạch toán hàng biếu tặng một cách chính xác, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Kiểm tra giá trị quà biếu tặng: Theo quy định, quà biếu tặng không được vượt quá một mức giá trị nhất định nếu không muốn gặp phải vấn đề thuế hoặc không được tính vào chi phí hợp lý.
• Cập nhật đầy đủ chứng từ: Các chứng từ hợp lệ như hóa đơn, biên bản giao nhận, biên lai thanh toán cần được lưu trữ đầy đủ để đảm bảo tính hợp pháp của khoản chi phí.
• Tuân thủ các quy định về thuế: Đảm bảo rằng chi phí hàng biếu tặng được hạch toán chính xác để doanh nghiệp có thể tính đúng thuế giá trị gia tăng (VAT) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Hạch toán hàng biếu tặng là yếu tố quan trọng trong kế toán và quản lý tài chính doanh nghiệp. Hiểu rõ quy định và áp dụng đúng cách sẽ giúp giảm rủi ro thuế và đảm bảo tính hợp pháp. Bài viết này cung cấp kiến thức cơ bản về hạch toán quà biếu tặng và các bước cần thực hiện khi hạch toán quà tặng khách hàng trong doanh nghiệp.

Để tìm hiểu chi tiết hơn về cách hạch toán hàng biếu tặng và các quy định liên quan, bạn có thể tham khảo thêm thông tin trên Crystalbook.

>>>Xem ngay: hạch toán tiền phạt chậm nộp thuế theo quy định