Các phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ tốt nhất hiện nay

Sự xuất hiện của nhiều phần mềm quản lý khách sạn sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn sâu sắc hơn và lựa chọn được phần mềm phù hợp cho khách sạn của mình. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn các tính năng vượt trội của phần mềm và tổng hợp danh sách các phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp nhất hiện nay. 

Tìm hiểu về phần mềm quản lý khách sạn hiện nay

Phần mềm quản lý khách sạn (Property Management System – PMS) là một phần mềm hỗ trợ các hoạt động quản lý, kinh doanh của khách sạn. Tất cả mọi thông tin dữ liệu của khách hàng, tình hình kinh doanh,… sẽ được đồng bộ, xử lý và xuất thành báo cáo cho doanh nghiệp khi cần. Điều này giúp chủ khách sạn, nhà nghỉ có thể quản lý, nắm bắt hoạt động kinh doanh, từ đó có thể điều chỉnh và đưa ra hướng xử lý phù hợp.

Có thể nói, với sự phát triển của công nghệ như hiện nay, phần mềm cho phép các chủ khách sạn, nhà nghỉ có thể nắm bắt mọi xu hướng mới nhất của ngành như: 

• Nguồn thông tin đáng tin cậy: Tích hợp việc đặt chỗ, thanh toán, quản lý dọn phòng cũng như thiết lập giá trên một nền tảng duy nhất.
• Cá nhân hóa khách hàng: Nâng cao trải nghiệm của khách bằng các dịch vụ và ưu đãi phù hợp, đảm bảo giữ chân khách hàng.
• Quản lý doanh thu: Sử dụng phần mềm để phân tích các chiến lược định giá linh hoạt và đưa ra những quyết định thông minh dựa trên dữ liệu để hoạt động kinh doanh nhanh hơn, hiệu quả và sinh lời nhiều hơn.
• Giao tiếp đa kênh: Chủ khách sạn có thể kết nối với khách bằng nhiều kênh khác nhau, điều này giúp dịch vụ khách hàng liền mạch.

>>> Xem thêm: Thuế môn bài hạch toán

Những tính năng của phần mềm trong quản lý khách sạn, nhà nghỉ

Một phần mềm quản lý khách sạn tốt chắc chắn sẽ cung cấp cho người dùng những tính năng sau đây. 

Bộ phận lễ tân

Trong hầu hết các khách sạn, vai trò quan trọng nhất là bộ phận lễ tân. Một phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả sẽ mang lại tiện lợi cho nhân viên lễ tân trong việc thực hiện các công việc check-in và check-out cho khách hàng.

Các tính năng quản lý cho bộ phận lễ tân như: thay đổi phòng, điều chỉnh ngày đặt phòng, phân công phòng,… Do đó, đơn giản, dễ sử dụng và nhanh chóng là những điều mà bộ phận lễ tân cần trong phần mềm quản lý nhà nghỉ khách sạn.

Kiểm soát việc đặt phòng

Đối với phần mềm quản lý phòng khách sạn, chức năng đặt phòng đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Trước đây, việc đặt phòng thường diễn ra qua các kênh truyền thống như đại lý du lịch hoặc liên hệ trực tiếp với khách sạn.

Tuy nhiên, trong thời đại ngày nay, việc đặt phòng đã trở nên đơn giản hơn bởi nó đến từ nhiều nguồn khác nhau như: trang web của khách sạn, các trang web du lịch, cảnh này đã thay đổi đáng kể. Việc đặt phòng không chỉ đến từ các nguồn truyền thống mà còn đến từ nhiều nguồn khác nhau như trang web của khách sạn, các trang web du lịch,…

Vì thế, các khách sạn hiện nay đòi hỏi một phần mềm quản lý có tính năng đặt phòng linh hoạt để có thể xử lý hiệu quả các yêu cầu đặt phòng từ khách hàng hoặc từ các đối tác du lịch trực tuyến,… Từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và khẳng định vị thế chuyên nghiệp của khách sạn trong ngành.

Hóa đơn và thanh toán

Ngày nay, việc sử dụng các phương thức thanh toán đa dạng ngày càng trở nên phổ biến. Điều này đặt ra một yêu cầu đó là phần mềm quản lý phải tiếp nhận và phù hợp  với các hình thức thanh toán như: tiền mặt, thẻ tín dụng, kiểm tra đến thanh toán trực tuyến.

Ngoài ra, cần có sự đa dạng về khả năng điều chỉnh, tạm ứng tiền gửi, phân chia chi phí, thu phí phụ,… cũng như thực hiện thao tác như chuyển tiền, in folio và tính toán các loại thuế phụ. Ngoài ra, nhân viên còn có khả năng kiểm tra và sửa lại các nhiệm vụ liên quan đến hóa đơn và thanh toán bất cứ khi nào có yêu cầu thay đổi.

Bộ phận buồng phòng

Phần mềm này cho phép các khách sạn tự động hóa việc phân công nhiệm vụ, tức là nhân viên dọn phòng có thể được phân công nhiệm vụ dựa vào tình trạng phòng, mức độ ưu tiên và tình trạng phòng trống. 

Cách thức hoạt động:

• Cập nhật theo thời gian thực: Danh sách kiểm tra trên màn hình phần mềm sẽ ngay lập tức cho đội ngũ dọn phòng biết phòng nào sạch sẽ và phòng nào cần dọn. 
• Quản lý tác vụ: Giúp người quản lý phân công nhiệm vụ, sắp xếp thứ tự ưu tiên nhằm đảm bảo mọi thứ diễn ra thuận lợi.

Bộ phận quản lý

Một tính năng không thể thiếu của phần mềm quản lý nhà nghỉ khách sạn đó là bộ phận quản lý. Với tính năng này, chủ khách sạn có thể theo dõi doanh thu theo mỗi ngày, tuần, tháng hoặc quản lý mọi hoạt động của nhân viên một cách dễ dàng. Thông qua tính năng quản lý, giúp bạn có cái nhìn tổng quát về hoạt động của khách sạn trong một giai đoạn cụ thể. Qua đó, giúp chủ khách sạn đưa ra các phương án xử lý trong tương lai. 

Các phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất hiện nay

Lựa chọn một phần mềm quản lý booking khách sạn phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn sẽ giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh của mình, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác. Dưới đây là các phần mềm quản lý đặt phòng khách sạn tốt nhất hiện nay mà bạn có thể tham khảo.

CrystalBooks

Phần mềm kế toán và quản lý kinh doanh CrystalBooks là một sản phẩm của Công ty Cổ phần Thủy Thiên, đây là một đơn vị cung cấp các giải pháp công nghệ tối ưu nhất cho các đối tác khách hàng. 

Ngoài ra, phần mềm này cũng là phiên bản nâng cấp của Phần mềm kế toán 1A, sở hữu nhiều tính năng vượt trội của một phần mềm kế toán toàn diện.

>>> Xem thêm: Hạch toán thuế tndn phải nộp

Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực, đến nay, Phần mềm kế toán và quản lý kinh doanh CrystalBooks đã mang đến cho người dùng nhiều tính năng hữu ích như: 

• Quản lý thông tin khách hàng.
• Cho phép thay đổi giá một cách linh hoạt.
• Quản lý số lượng nhập, xuất và tồn kho.
• Quản lý và phân quyền cho nhân viên.
• Quản lý chăm sóc khách hàng.
• Quản lý công nợ và thu chi.
• Tính toán tự động giúp quản lý việc tính tiền nhanh chóng như các loại thanh toán khác nhau: tiền mặt, thẻ hay thanh toán di động.
• Được tích hợp đầy đủ các công cụ phục vụ cho công việc của kế toán như tính lương, chấm công, tính thuế TNCN, cập nhật thông tư, quy định mới, cảnh báo âm quỹ, âm kho,… 
• Nhân viên cũng có thể trích xuất báo cáo nhanh chóng mà không cần mất thời gian tổng hợp.

Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet Hotel

KiotViet được biết đến là nhà phát triển phần mềm quản lý khách sạn hàng đầu trên thị trường hiện nay. Với hơn 200.000 khách hàng tin dùng sản phẩm của KiotViet đã khẳng định độ uy tín của phần mềm quản lý khách sạn KiotViet. 

Những tính năng cơ bản của phần mềm:

• Phần mềm quản lý khách sạn cho phép theo dõi chính xác tình trạng sử dụng của từng phòng.
• Quản lý thời gian sử dụng phòng của khách hàng. 
• Báo cáo doanh thu và lợi nhuận từ xa.
• Tính ứng dụng cao, dễ dàng sử dụng.

EzCloudhotel

EzCloudhotel nổi tiếng là một trong những phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất hiện nay. Phần mềm hỗ trợ quản lý từ những khách sạn từ nhỏ cho đến lớn, cho phép chủ khách sạn có thể kiểm soát khách sạn ở bất kỳ lúc nào, bất cứ nơi đâu mà không cần kết nối Internet.

Ưu điểm:

• Giao diện thân thiện, thông minh.
• Bố cục thiết kế hiển thị tính năng theo chiều dọc và có màu sắc dễ nhìn.
• Phần mềm EzCloudhotel cho phép kết nối với các bên booking thứ ba, hệ thống bán phòng đại lý cùng một số tính năng Marketing như Email Marketing,… giúp tăng doanh số, đồng thời có thể quảng cáo khách sạn đến nhiều khách hàng hơn nữa.

Những tính năng nổi bật của EzCloudhotel:

• Phần mềm quản lý khách sạn ezCloudhotel có giá rẻ, phù hợp với quy mô kinh doanh dịch vụ phòng nhỏ lẻ. Tuy nhiên khi khách hàng chọn phần mềm quản lý resort, khách sạn ezCloudhotel sẽ được sử dụng bản nâng cấp vô cùng tiện nghi và mang đến hiệu quả cao.
• ezCloudhotel được xem là phần mềm quản lý khách sạn miễn phí tốt nhất bởi nó cho phép sử dụng miễn phí 7 ngày trải nghiệm không giới hạn. 
• Sở hữu tính năng đặt phòng và quản lý đặt phòng nhanh chóng và đơn giản.
• Tính toán giá phòng cho khách hàng theo phút, giờ, ngày – đêm, tuần, tháng.
• Cho phép theo dõi đặt phòng trực tuyến và phòng tại quầy lễ tân chính xác nhất.
• Tích hợp dễ dàng với những phần mềm khác như: phần mềm quản lý thanh toán tiền phòng, phần mềm quản lý kênh phân phối,…
• Hỗ trợ nhân viên lễ tân bàn giao ca làm việc và bàn giao tiền mặt từ các giao dịch trong ca đó một cách chính xác và nhanh chóng. Ngoài ra, có thể kiểm tra lại các giao dịch đã diễn ra như: chuyển khoản, thẻ tín dụng, tiền mặt hay công nợ.
• Phần mềm hỗ trợ trên nhiều nền tảng khác nhau như Android, iOS, máy tính.

Skyhotel

Phần mềm Skyhotel được phát triển bởi công ty SkyViet Company, được cho ra mắt năm 2012. Đây được xem là một trong những phần mềm quản lý khách sạn nhỏ chuyên nghiệp và phổ biến nhất hiện nay. Thông qua phần mềm này chủ khách sạn có thể quản lý khách sạn của mình một cách đơn giản, dễ dàng.

Ưu điểm:

• Menu ở bên trái, giao diện dễ nhìn và thao tác.
• Có thể ghi lại lịch sử thao tác trên phần mềm, giúp kiểm soát mọi hoạt động khách sạn ngay cả trên máy tính.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm như:

• Tự tạo và quản lý được nhiều khách sạn.
• Có thể xem trạng thái các phòng trong một khoản thời gian nhất định. 
• Tính năng chat online qua hệ thống giúp kết nối khách và người quản lý dễ dàng hơn, từ đó việc chuyển phòng, đổi phòng và một số dịch vụ khác được nhanh chóng. 
• Cho phép tạo nhiều user đăng nhập để quản lý các khách sạn. Ngoài ra, có thể phân quyền các thao tác được phép và không được phép.
•  Sơ đồ tự động cập nhật theo thời gian thực.
• Hiển thị trạng thái phòng, loại phòng, giá phòng, thời gian.
• Tính năng giao ca giữa nhân viên và thanh toán tiền cho từng ca chính xác, giúp công việc hoạt động trơn tru.
• Tính năng thông báo dọn phòng khi có khách trả phòng.

Tcsoft Hotel

Đây được xem là một trong những phần mềm quản lý khách sạn được nhiều người tin dùng hiện nay. Tcsoft Hotel là một sản phẩm của công ty TNHH công nghệ TCSOFT, giúp mang đến giải pháp quản lý khách sạn tối ưu nhất. 

Ưu điểm:

• Cho phép dùng thử miễn phí trong vòng 15 ngày với bản full các tính năng.
• Thao tác đơn giản và dễ sử dụng.
• Dễ dàng đồng bộ mọi thông tin dữ liệu.
• Mã hóa đảm bảo bảo mật cao.
• Đội hỗ trợ 24/7 online miễn phí thông qua Teamviewer, Ultraviewer.
• Phần mềm tương thích trên hệ điều hành IOS và Android.

Tính năng:

• Cho phép đặt phòng theo khách đoàn và khách lẻ.
• Tự động tính tiền cho thuê phòng theo loại hình và in hóa đơn.
• Quản lý nhà hàng, quản lý karaoke, cafe, massage,…
• Quản lý minibar, kho hàng, nguyên liệu.
• Quản lý chăm sóc khách hàng và các nhà cung cấp.
• Quản lý công nợ và thu chi.
• Quản lý trạng thái phòng.
• Quản lý chuỗi khách sạn trên một phần mềm.
• Quản lý đơn vị lữ hành.
• Hệ thống báo cáo chi tiết.
• Cho phép phân quyền, điều chỉnh linh hoạt các tính năng.

Bài viết trên đã tổng hợp cho các bạn các  phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả nhất hiện nay. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan về phần mềm quản lý khách sạn là gì? Những tính năng cơ bản của phần mềm, từ đó giúp bạn có thể lựa chọn được phần mềm phù hợp với nhu cầu của mình. 

Nếu có bất kỳ câu hỏi thắc mắc cần tư vấn phần mềm quản lý khách sạn xin vui lòng liên hệ Phần mềm kế toán & Quản lý kinh doanh CrystalBooks hoặc để lại bình luận phía bên dưới nhé!