Cách đóng gói hàng gửi bưu điện

Gửi hàng qua bưu điện là lựa chọn phổ biến cho cả cá nhân và doanh nghiệp nhờ tiện lợi và chi phí hợp lý. Tuy nhiên, nếu không biết cách đóng gói đúng chuẩn, hàng hóa có thể bị móp, vỡ hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách đóng gói hàng gửi bưu điện an toàn, hiệu quả và tiết kiệm, đồng thời gợi ý các vật liệu bảo vệ hàng hóa quan trọng.

1. Quy định cơ bản của bưu điện khi gửi hàng

Khi gửi hàng qua Bưu điện Việt Nam (VNPost), người gửi cần nắm rõ các quy định cơ bản để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn, đúng luật và không gặp trở ngại.

a. Tóm tắt các yêu cầu đóng gói chung
VNPost yêu cầu tất cả các gói hàng phải được đóng gói chắc chắn, đủ bảo vệ bên trong và bên ngoài. Thùng, hộp phải đảm bảo không bị rách, bung hoặc biến dạng. Hàng hóa nên được cố định trong hộp để không di chuyển khi vận chuyển. Ngoài ra, bưu điện cũng yêu cầu ghi đầy đủ thông tin người gửi, người nhận, địa chỉ, số điện thoại để tránh thất lạc và dễ dàng liên hệ khi cần.

b. Những mặt hàng không được gửi
Bưu điện nghiêm cấm gửi các loại hàng hóa nguy hiểm hoặc cấm theo quy định pháp luật. Một số mặt hàng phổ biến không được gửi gồm:

• Chất dễ cháy, nổ: xăng, dầu, cồn, bình gas mini, pháo hoa, thuốc nổ.

• Hóa chất nguy hiểm hoặc độc hại: axit, dung môi mạnh, hóa chất công nghiệp.

• Vũ khí, đạn dược, hàng giả, hàng lậu.

• Hàng sống hoặc dễ hư hỏng nhanh: động vật sống, thực phẩm tươi nếu không có phương tiện bảo quản đặc biệt.
  Việc tuân thủ các quy định này không chỉ giúp bảo vệ an toàn cho người vận chuyển mà còn tránh vi phạm pháp luật.

c. Quy định về trọng lượng và kích thước gói hàng

• Trọng lượng tối đa: đối với bưu kiện trong nước, VNPost cho phép gửi tối đa khoảng 30 kg/gói, trừ các dịch vụ đặc biệt có giới hạn khác.

• Kích thước tối đa: tổng chu vi (dài + rộng + cao) không vượt quá 2 m, chiều dài tối đa khoảng 1,5 m.

• Việc tuân thủ giới hạn này giúp hàng hóa dễ xếp vào phương tiện vận chuyển và tránh bị từ chối tại bưu cục.

2. Chuẩn bị vật liệu đóng gói

Để hàng hóa đến tay người nhận nguyên vẹn, việc chuẩn bị vật liệu đóng gói là bước cực kỳ quan trọng.

a. Bao bì bên ngoài

• Thùng carton: lựa chọn loại 3–5 lớp, chịu lực tốt, phù hợp với trọng lượng và kích thước hàng.

• Hộp giấy hoặc hộp nhựa: dùng cho hàng nhẹ, nhỏ hoặc những sản phẩm cần bảo vệ đặc biệt khỏi ẩm ướt.

b. Dụng cụ hỗ trợ và cố định

• Băng keo: chọn loại dính tốt, rộng 4–5 cm để dán kín thùng, tăng độ bền.

• Dây buộc, tem niêm phong: gia cố cho thùng và đảm bảo không bị mở trái phép.

c. Lớp chống sốc bên trong

• Giấy báo, mút xốp, hạt chống sốc, túi khí bọc hàng: giúp giảm lực va chạm, bảo vệ hàng dễ vỡ.

• Xốp PE foam định hình: cực kỳ hiệu quả với các sản phẩm điện tử, chai lọ thủy tinh hay đồ dễ vỡ.

d. Lớp bảo vệ chống ẩm

• Túi nilon hoặc túi chống ẩm: bọc bên ngoài hàng dễ bị ướt, đặc biệt trong mùa mưa hoặc vận chuyển đường dài.

e. Nhãn thông tin

• Ghi đầy đủ tên, địa chỉ, số điện thoại của người gửi và người nhận, đặt ở vị trí dễ nhìn trên thùng.

• Nếu hàng dễ vỡ, ghi chú thêm “Hàng dễ vỡ”, “Giữ khô ráo” hoặc “Không lật ngược”.

3. Các bước đóng gói hàng gửi bưu điện

Đóng gói đúng quy trình giúp bảo vệ hàng hóa tối đa và giảm rủi ro hư hỏng.

Bước 1: Kiểm tra hàng hóa

• Đảm bảo sản phẩm hợp pháp, không thuộc danh mục cấm gửi.

• Kiểm tra tình trạng sản phẩm, các bộ phận rời, chai lọ kín nắp.

Bước 2: Chọn bao bì phù hợp

• Dựa vào trọng lượng, kích thước và đặc tính hàng, chọn thùng carton hoặc hộp nhựa phù hợp.

• Hộp nên vừa vặn với sản phẩm để giảm di chuyển bên trong.

Bước 3: Bọc lớp chống sốc bên trong

• Sử dụng mút, xốp PE foam định hình, giấy vụn hoặc túi khí để bọc quanh sản phẩm.

• Đảm bảo sản phẩm được cố định chắc chắn, tránh rung lắc.

Bước 4: Đặt hàng vào thùng và chèn kín khoảng trống

• Đặt sản phẩm vào giữa thùng, không chạm thành thùng.

• Chèn thêm vật liệu đệm như giấy báo, hạt xốp hoặc túi khí để cố định sản phẩm.

Bước 5: Dán kín thùng/hộp bằng băng keo

• Dán theo hình chữ H ở mặt trên và mặt dưới, dán thêm vòng quanh nếu thùng lớn.

• Đảm bảo không còn khe hở để tránh nước hoặc bụi xâm nhập.

Bước 6: Ghi nhãn và thông tin người gửi – người nhận

• Ghi rõ ràng, đầy đủ, chính xác để bưu điện dễ nhận diện và xử lý.

• Với hàng dễ vỡ, cần ghi chú thêm “Hàng dễ vỡ”, “Giữ khô ráo” hoặc “Không lật ngược”.

Xem thêm: đóng gói sầu riêng

4. Quy trình gửi hàng tại bưu điện

a. Tại quầy gửi hàng

1. Cân gói hàng để xác định trọng lượng.

2. Khai thông tin người gửi, người nhận và loại hàng gửi.

3. Chọn dịch vụ phù hợp: gửi thường, gửi nhanh (EMS), COD hay gửi quốc tế.

4. Thanh toán phí dịch vụ và nhận biên lai gửi hàng.

b. Phân biệt các hình thức gửi hàng

• Gửi thường: chi phí thấp, thời gian giao khoảng 2–5 ngày tùy vùng miền.

• Gửi nhanh EMS: thời gian giao nhanh, khoảng 1–2 ngày trong nội địa, có bảo hiểm.

• Gửi COD: người nhận thanh toán tiền hàng khi nhận, bưu điện thu hộ và chuyển về người gửi.

• Gửi quốc tế: tuân thủ quy định xuất nhập khẩu, thời gian và chi phí cao hơn.

c. Theo dõi bưu gửi

• Sau khi gửi, bưu điện cung cấp mã số vận đơn để tra cứu hành trình.

• Người gửi có thể theo dõi tiến trình bưu gửi trực tuyến qua website hoặc app của VNPost, biết được hàng đã đến kho nào, đang vận chuyển hay đã giao.

Kết luận

Đóng gói hàng gửi bưu điện không chỉ là bảo vệ sản phẩm mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín. Khi chuẩn bị vật liệu đầy đủ, đóng gói đúng quy trình và lựa chọn dịch vụ phù hợp, hàng hóa sẽ đến tay người nhận an toàn, gọn gàng và đáng tin cậy. Tham khảo thêm các giải pháp đóng gói và vật liệu chất lượng tại: khangtrangpackaging.com