Mục đích của phần mềm quản lý tài sản công

Trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia, việc quản lý và khai thác hiệu quả tài sản công (bao gồm đất đai, nhà cửa, công trình, phương tiện và các thiết bị chuyên dụng) đã trở thành một trong những nhiệm vụ trọng tâm của Chính phủ, các bộ ngành, cũng như các đơn vị hành chính sự nghiệp. Sự ra đời của phần mềm quản lý tài sản công đáp ứng yêu cầu về quản lý tập trung, minh bạch, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng, giảm thất thoát, và hỗ trợ công tác ra quyết định chiến lược.

Theo Báo cáo của Bộ Tài chính năm 2023, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài sản công đã giúp giảm đến 15 – 20% tình trạng lãng phí và thất thoát so với giai đoạn trước. Điều này cho thấy mục đích của phần mềm không chỉ nằm ở việc tin học hóa quy trình, mà còn tạo nền tảng vững chắc cho quản trị tài sản công bền vững và minh bạch.

Quản lý tập trung và minh bạch

Một trong những mục đích quan trọng nhất của phần mềm quản lý tài sản công là thiết lập cơ chế quản lý tập trung. Trước đây, việc quản lý tài sản thường phân tán ở nhiều cơ quan, dẫn đến khó kiểm soát, thiếu sự đồng bộ. Phần mềm giúp xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung về toàn bộ tài sản công, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, kiểm kê và giám sát.

Theo chuyên gia Nguyễn Văn Cường – Viện Nghiên cứu Chính sách Tài chính, “Hệ thống quản lý tập trung giúp các cơ quan nhà nước dễ dàng truy xuất dữ liệu, hạn chế tình trạng chồng chéo, đồng thời tăng tính minh bạch trong sử dụng tài sản công.”

Ngoài ra, khi dữ liệu được số hóa và lưu trữ tập trung, việc công khai thông tin tài sản công cũng trở nên dễ dàng hơn, giúp người dân và các cơ quan giám sát nắm bắt chính xác tình trạng sử dụng, từ đó hạn chế tiêu cực và lãng phí.

Ngoài ra, hiện nay trên thị trường đã có nhiều giải pháp hiện đại hỗ trợ các cơ quan, đơn vị trong việc quản lý và khai thác tài sản công hiệu quả. Tiêu biểu là phần mềm quản lý tài sản công GAMSPro-GOV của GSOFT là một trong những hệ thống được thiết kế chuyên biệt cho các cơ quan nhà nước, giúp quản lý tập trung, đồng bộ và đảm bảo tính minh bạch trong toàn bộ vòng đời tài sản công.

Nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản công

Theo thống kê từ Ngân hàng Thế giới (World Bank, 2022), tỷ lệ thất thoát và lãng phí trong quản lý tài sản công ở các nước đang phát triển có thể chiếm tới 10–30% tổng giá trị tài sản. Việt Nam cũng không nằm ngoài thực trạng này.

Phần mềm quản lý tài sản công mang đến giải pháp giúp tận dụng tối đa hiệu quả sử dụng của các tài sản, thông qua:

• Theo dõi vòng đời tài sản: Từ khi hình thành, khai thác đến khi thanh lý.
• Phân bổ nguồn lực: Giúp cơ quan quản lý xác định đơn vị nào thừa, đơn vị nào thiếu để điều chuyển kịp thời.
• Cảnh báo tình trạng xuống cấp: Nhờ tính năng nhắc nhở bảo trì, sửa chữa, giúp kéo dài tuổi thọ tài sản.

Ví dụ, một số tỉnh thành đã áp dụng hệ thống quản lý tài sản công trực tuyến, qua đó tiết kiệm hàng chục tỷ đồng mỗi năm nhờ giảm mua sắm dư thừa và tăng cường luân chuyển tài sản giữa các đơn vị.

Tối ưu quy trình nghiệp vụ

Trước kia, việc quản lý tài sản công chủ yếu thực hiện bằng sổ sách giấy tờ hoặc bảng tính Excel, gây tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót. Phần mềm hiện đại giúp tự động hóa quy trình nghiệp vụ như:

• Đăng ký tài sản mới.
• Ghi tăng/giảm tài sản.
• Kiểm kê, khấu hao.
• Thanh lý, điều chuyển.

Nhờ vậy, nhân sự quản lý không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm sai sót thủ công.

Ông Phạm Văn Bình – chuyên gia tư vấn giải pháp ERP – nhận định: “Phần mềm quản lý tài sản công giúp quy trình kế toán – kiểm kê – báo cáo liên kết chặt chẽ, từ đó giảm thiểu sự trùng lặp và nâng cao hiệu quả làm việc của cán bộ.”

Đây là yếu tố then chốt giúp các cơ quan, đơn vị tinh gọn bộ máy quản lý, đồng thời đảm bảo công tác giám sát được thực hiện nhanh chóng, chính xác.

Hỗ trợ công tác báo cáo và ra quyết định

Một lợi ích nổi bật khác là khả năng tích hợp báo cáo thông minh. Phần mềm cho phép xuất báo cáo theo nhiều tiêu chí: theo loại tài sản, đơn vị quản lý, giá trị còn lại, hoặc tình trạng sử dụng. Các báo cáo này phục vụ công tác kiểm toán, thanh tra, hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định kịp thời và chính xác.

Ví dụ: Khi cần phân bổ ngân sách cho việc mua sắm trang thiết bị, hệ thống sẽ cung cấp dữ liệu về tình trạng tài sản hiện tại, từ đó giúp tránh mua sắm trùng lặp, lãng phí.

Các giải pháp hiện nay còn có khả năng tích hợp AI và phân tích dữ liệu, từ đó dự báo nhu cầu tài sản trong tương lai, hỗ trợ hoạch định chiến lược dài hạn cho từng ngành, từng địa phương.

Đáp ứng yêu cầu về pháp lý và quản trị nhà nước

Quản lý tài sản công không chỉ là nhu cầu thực tế mà còn là yêu cầu pháp lý. Luật Quản lý, sử dụng tài sản công (2017) và các nghị định hướng dẫn đã quy định rõ trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc kê khai, quản lý và công khai tài sản.

Phần mềm quản lý tài sản công được xây dựng để đáp ứng đúng các chuẩn mực pháp lý này, bao gồm:

• Định mức sử dụng tài sản.
• Quy định về mua sắm, điều chuyển, thanh lý.
• Báo cáo theo biểu mẫu quy định của Bộ Tài chính.

Nhờ vậy, các đơn vị dễ dàng đáp ứng yêu cầu thanh tra, kiểm toán và hạn chế rủi ro vi phạm pháp luật. Đây cũng là cơ sở quan trọng để nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản trị nhà nước.

Tăng tính trách nhiệm và nâng cao năng lực quản lý

Một mục đích sâu xa hơn của phần mềm là góp phần nâng cao năng lực quản lý và tăng tính trách nhiệm của các cán bộ phụ trách. Khi mọi dữ liệu đều minh bạch và được ghi nhận trên hệ thống, cán bộ quản lý phải có trách nhiệm hơn trong việc sử dụng và bảo vệ tài sản.

Theo khảo sát của Tạp chí Tài chính (2023), hơn 70% đơn vị hành chính sự nghiệp sau khi triển khai phần mềm quản lý tài sản công cho biết đội ngũ cán bộ đã có sự thay đổi tích cực về thái độ làm việc, giảm tình trạng “buông lỏng quản lý” thường thấy trước đây.

Điều này chứng minh rằng phần mềm không chỉ là công cụ hỗ trợ kỹ thuật, mà còn là công cụ thay đổi văn hóa quản lý, tạo nên một hệ thống minh bạch, trách nhiệm và hiệu quả.

Phần mềm quản lý tài sản công ra đời với mục đích quản lý tập trung, minh bạch và quy trình nghiệp vụ, hỗ trợ báo cáo ra quyết định, đáp ứng pháp lý, và nâng cao trách nhiệm quản lý. Đây là công cụ quan trọng giúp các cơ quan nhà nướcgiảm thiểu thất thoát, lãng phí, tiến tới quản trị hiện đại, minh bạch và bền vững.

Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, việc đầu tư và ứng dụng phần mềm quản lý tài sản công mang lại hiệu quả kinh tế, góp phần xây dựng niềm tin của người dân vào bộ máy nhà nước, hướng đến một nền quản trị công khai và chuyên nghiệp hơn.

Trong số các giải pháp trên thị trường, GSOFT là đơn vị tiên phong cung cấp phần mềm quản lý tài sản công với nhiều tính năng nổi bật, đáp ứng nhu cầu quản lý tập trung, minh bạch và tuân thủ các quy định pháp luật. Giải pháp của GSOFT không chỉ giúp các cơ quan nhà nước tối ưu hiệu quả quản lý mà còn đồng hành trong lộ trình chuyển đổi số, hướng đến một nền quản trị công khai, hiện đại và bền vững.