[Review] 11 phần mềm quản lý phòng gym tập phổ biến

Để kinh doanh hiệu quả và thể hiện sự chuyên nghiệp nhiều doanh nghiệp kinh doanh phòng gym đã lựa chọn phần mềm quản lý phòng gym. Tuy nhiên, có quá nhiều phần mềm cung cấp trên thị trường khiến họ cảm thấy băn khoăn không biết lựa chọn sao cho phù hợp. Vậy hãy tham khảo ngay 11 phần mềm quản lý phòng gym tốt nhất và phổ biến dưới đây.

Những khó khăn khi quản lý phòng tập gym

Khi mở phòng tập gym, rất nhiều người gặp phải khó khăn trong việc quản lý. Cụ thể:

Điều chỉnh lịch trình

Điều chỉnh lịch trình hoạt động của phòng tập gym là một nhiệm vụ vô cùng khó khăn. Bởi vì để đáp ứng đa dạng nhu cầu của khách hàng, bạn cần định số lượng khách hàng thì mới có thể lên kế hoạch lịch trình phù hợp. Tuy nhiên, số lượng khách hàng đông thì việc điều chỉnh lịch trình càng khó khăn hơn. Điều này đòi hỏi bạn phải linh hoạt trong quản lý thời gian và tài nguyên của phòng tập gym. 

Quản lý nhân viên

Quản lý nhân viên trong phòng tập gym cũng đòi hỏi bạn cần có đủ kỹ năng và kinh nghiệm để đảm bảo mang đến chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Ngoài ra, để các thành viên đều đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, bạn cần phải đào tạo và nâng cao tay nghề cho họ. 

Để quản lý hiệu quả nhân viên, bạn cần có khả năng giao tiếp tốt và giải quyết vấn đề một cách linh hoạt, đảm bảo mọi hoạt động luôn được diễn ra theo đúng quy trình và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất.

Quản lý tài chính

Quản lý tài chính trong phòng tập gym cũng là một thách thức đối với bạn. Để thành công, bạn cần phải thận trọng tính toán mọi chi phí từ vận hành, thuê mặt bằng cho đến mua sắm thiết bị và trả lương cho nhân viên. Tất cả những khoản này phải được cân nhắc kỹ để đảm bảo thu nhập của bạn đủ để trang trải chi phí và sinh lời.

Ngoài việc quản lý chi phí, xây dựng chiến lược tài chính phù hợp là điều không thể thiếu để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh của phòng tập gym. Các chiến lược này bao gồm giá cả, chính sách giảm giá và các gói dịch vụ để thu hút và giữ chân khách hàng. 

Xử lý vấn đề của khách hàng

Xử lý vấn đề của khách hàng là một việc làm không thể thiếu trong công tác quản lý phòng tập gym. Các vấn đề có thể phát sinh từ thiết bị, lịch trình hoạt động và dịch vụ. Khi gặp vấn đề này bạn cần có kế hoạch cụ thể để giải quyết chúng một cách kịp thời. Nếu không giải quyết tốt các vấn đề này sẽ khiến khách hàng không hài lòng, từ đó sẽ đưa ra những đánh giá tiêu cực về phòng tập gym.

Quản lý hội viên

Trong một phòng tập gym, số lượng hội viên có thể lên đến hàng trăm, thậm chí hàng nghìn người khiến việc thu thập và quản lý thông tin cá nhân của từng hội viên sẽ khó khăn hơn. Để giải quyết vấn đề này, các phòng tập có thể áp dụng các giải pháp công nghệ như phần mềm quản lý hội viên. 

Phần mềm này sẽ giúp lưu trữ thông tin của hội viên, đồng thời giúp những người quản lý có thể dễ dàng truy cập và quản lý mọi thông tin liên quan đến khách hàng từ lịch trình tập luyện cho đến thông tin thanh toán. 

>>> Xem thêm: Hạch toán nộp thuế môn bài

Tiện ích của việc sử dụng phần mềm quản lý phòng gym

Sử dụng phần mềm phần mềm quản lý phòng gym chuyên nghiệp sẽ mang đến rất nhiều giá trị như: 

Khả năng quản lý dữ liệu lớn

Thông thường, mỗi phòng tập gym sẽ có rất nhiều người đến và ra vào liên tục. Do đó, nếu chỉ quản lý bằng sổ sách thông thường thì khiến người quản lý vừa khó kiểm tra, theo dõi mà còn tốn thời gian tìm kiếm. 

Phần mềm quản lý phòng gym sẽ giúp người kinh doanh dễ dàng quản lý số lượng học viên, nhân viên, huấn luyện viên. Tất cả các thông tin này đều được lưu trữ trên hệ thống giúp nhà quản lý có thể tra cứu thông tin nhanh chóng, dễ dàng mà không bị thất thoát dữ liệu như sử dụng sổ sách. 

Quản lý hiệu quả, tối ưu thời gian và chi phí

So với việc sử dụng sổ sách, giấy tờ hoặc file Excel truyền thống, sử dụng phần mềm quản lý phòng gym sẽ mang lại sự tiện lợi và đơn giản hơn rất nhiều. Với giao diện thân thiện, dễ sử dụng và có thể tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu của phòng tập. Chỉ cần một thiết bị kết nối internet như máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh là bạn đã có thể sử dụng phần mềm một cách dễ dàng.

Sự kết hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận sẽ giúp gia tăng sự hài lòng của khách hàng và hội viên, từ đó nâng cao hiệu suất hoạt động của phòng tập gym. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và công sức mà còn tạo ra môi trường hoạt động chuyên nghiệp và hiệu quả.

Tính bảo mật cao

Các thông tin cá nhân của hội viên và nhân viên đóng vai trò quan trọng trong mỗi phòng tập. Vì vậy, việc đảm bảo tính bảo mật cao của phần mềm quản lý phòng tập chính là một giải pháp quan trọng đối với người quản lý.

Mặc dù mọi thành viên và quản lý đều sử dụng cùng một hệ thống, nhưng chức năng phân quyền trong phần mềm cho phép quản lý có tài khoản admin để linh hoạt quản lý quyền hạn và hạn chế truy cập của từng nhân viên tại ở từng bộ phận khác nhau. Nhờ đó, quản lý có thể vừa quản lý đồng bộ mà vẫn đảm bảo bảo mật của các dữ liệu quan trọng. Chính nhờ chức năng này, khách hàng sẽ tin tưởng và thấy được sự chuyên nghiệp của phòng tập gym hơn.

Kiểm soát thu chi

Khi sử dụng phần mềm quản lý phòng gym, tất cả hoạt động thu chi của bạn đều được cập nhật một cách nhanh chóng trên hệ thống. Do đó, công việc của kế toán sẽ thuận lợi và dễ dàng hơn. Mọi giao dịch sẽ được kiểm soát, theo dõi, báo cáo và có lịch sử thực hiện chi tiết.

>>> Xem thêm: Hạch toán chi phí thuế TNDN

Ưu và nhược điểm của các phần mềm quản lý phòng gym miễn phí

Công nghệ ngày càng phát triển việc sử dụng các phần mềm quản lý phòng gym miễn phí sẽ được người dùng cân nhắc. Tuy nhiên, bất cứ phần mềm miễn phí nào cũng sẽ có những ưu điểm và hạn chế riêng. Dưới đây là một số ưu, nhược điểm khi sử dụng phần mềm quản lý phòng gym miễn phí mà bạn có thể tham khảo.

Ưu điểm của phần mềm quản lý phòng tập gym miễn phí:

• Phần mềm quản lý phòng tập gym miễn phí cung cấp công cụ đắc lực để người dùng có thể theo dõi mọi hoạt động của phòng tập như số lượng, thông tin về các hội viên, lịch trình tập luyện,…
• Hỗ trợ quản lý các nhân viên của phòng tập một cách hiệu quả.
• Phần mềm còn có các báo cáo thống kê chi tiết về doanh thu của phòng tập theo từng khoảng thời gian cụ thể, giúp người quản lý có cái nhìn toàn diện về hiệu suất kinh doanh.
• Với tính linh hoạt của phần mềm, chủ phòng tập có thể quản lý hoạt động mọi lúc mọi nơi bằng điện thoại di động hoặc máy tính.

Nhược điểm của phần mềm:

• Phần mềm miễn phí thường được thiết kế sẵn nên không đáp ứng được nhu cầu quản lý của phòng tập. Để đáp ứng những tính năng này, bạn phải mua các gói thiết kế cao cấp với chi phí không hề rẻ. 
• Khi sử dụng các phần mềm quản lý phòng gym miễn phí bạn sẽ không được hỗ trợ kỹ thuật dẫn đến hoạt động điều hành của bạn bị gián đoạn, thậm chí thông tin sẽ không được cập nhật cố định và đầy đủ.

11 phần mềm quản lý phòng gym tập phổ biến

Có rất nhiều phần mềm quản lý phòng gym hiệu quả, trong đó có 11 phần mềm được nhiều người đánh là tốt nhất. 

Phần mềm quản lý kinh doanh CrystalBooks

Phần mềm kế toán và quản lý kinh doanh CrystalBooks là một trong những sự lựa chọn tốt nhất dành cho các doanh nghiệp. Phần mềm này là phiên bản nâng cấp của Phần mềm kế toán 1A, sở hữu đầy đủ những tính năng của một phần mềm kế toán chuyên biệt, đồng thời được tích hợp nhiều công cụ quản lý hữu ích khác, có thể sử dụng cho đa dạng ngành nghề, trong đó có phòng tập gym.

CrystalBooks cũng là một sản phẩm của Công ty Cổ phần Thủy Thiên – một đơn vị cung cấp các giải pháp công nghệ tối ưu cho các đối tác, khách hàng. Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực, CrystalBooks tự hào sẽ mang đến giải pháp toàn diện cho khách hàng. Do đó, khách hàng có thể yên tâm khi lựa chọn CrystalBooks cho phòng gym của bạn.

Các tính năng nổi bật của của phần mềm quản lý kinh doanh CrystalBooks:

• Cho phép người quản lý có thể chăm sóc khách hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng bằng việc lưu trữ chi tiết các thông tin cá nhân, lịch sử khách hàng, thông tin thẻ hội viên,…
• Tích hợp xem các báo cáo dữ liệu trên điện thoại, giúp người quản lý dễ dàng quản lý từ xa. 
• CrystalBooks được tích hợp đầy đủ các công cụ phục vụ cho công việc của kế toán như: tính lương, chấm công, cập nhật thông tư, quy định mới, cảnh báo âm quỹ, âm kho,… 
• Dựa vào phần mềm, nhân viên có thể trích xuất báo cáo dễ dàng và nhanh chóng để gửi quản lý mà không cần mất thời gian tổng hợp, đối chiếu số liệu. 

Gym KingSport

Gym KingSport cũng là một trong những phần mềm quản lý phòng gym hiệu quả, cung cấp đầy đủ thông tin về học viên, nhân viên và doanh thu của phòng gym.

Ưu điểm 

• Giao diện gọn gàng, đẹp mắt, đơn giản, dễ dùng và có thể làm quen nhanh chóng chỉ với vài thao tác.
• Cập nhật nhanh chóng các thông tin liên quan đến hội viên, gói tập đăng ký, ngày bắt đầu,…
• Hỗ trợ sử dụng thẻ từ để kiểm soát hoạt động ra vào phòng tập.

Nhược điểm

• Chưa có nhiều tính năng và hiệu năng còn thấp để đáp ứng cho phòng gym có quy mô hoạt động lớn hoặc nhiều chi nhánh.
• Tính năng bảo mật thông tin chưa cao.

piGYM

Đây là một phần mềm quản lý phòng gym online đang được sử dụng rộng rãi ở các phòng tập gym hiện nay. 

Các tính năng nổi bật của phần mềm piGYM: 

• Dễ dàng quản lý thông tin của hội viên và nhân viên.
• Giúp thống kê doanh thu, chi phí phát sinh của phòng tập.
• Hỗ trợ kiểm soát chặt chẽ mọi hoạt động của khách hàng, nhân viên phòng tập.

GYM Master

GYM Master là một phần mềm nổi tiếng trong thế giới gym, hỗ trợ bạn kiểm soát và quản lý phòng tập gym một cách đơn giản bằng các tính năng như: hệ thống báo cáo thông minh và chuyên nghiệp, cập nhật thông tin khách hàng chi tiết, quản lý đội ngũ telesale và quản lý online bất cứ lúc nào. 

Ưu điểm

• Giúp quản lý chi tiết về thông tin cá nhân, thời gian làm việc, mã thẻ, buổi tập đã tham gia,…
• Giám sát kỹ lưỡng được doanh thu hàng ngày, hàng tháng, hàng năm chính xác và nhanh chóng mà không có rủi ro bất thường xảy ra.

Nhược điểm

• Giao diện khi mới tiếp cận sẽ khá lạ mắt nên đòi hỏi người dùng cần tìm hiểu và làm quen trước khi quản lý chính thức.
• Chi phí cần bỏ ra để sử dụng phần mềm này là khá cao.

Gym Basic

Nếu bạn có nhu cầu quản lý phòng tập gym của mình với những chức năng cơ bản thì GYM Basic chính là sự lựa chọn dành cho bạn.

Ưu điểm

• Hỗ trợ quản lý thông tin nhân viên, học viên, đăng ký gia hạn, kiểm soát truy cập,… bằng thẻ mã vạch và thẻ từ.
• Tổng hợp danh sách học viên đã hết hạn và cần phải thanh toán thêm phí để tiếp tục tập luyện.
• Thống kê và báo cao doanh thu phòng gym một cách dễ dàng.

Nhược điểm

• Thời gian xuất báo cáo khá lâu.
• Báo cáo thống kê chưa được tối ưu hóa nên khiến người dùng còn khó hiểu.

SmartGYM

Mặc dù là một phần mềm quản lý phòng gym miễn phí nhưng SmartGYM lại có thể đáp ứng được khá nhiều tính năng quản lý cần thiết cho các phòng tập gym lớn, nhỏ hiện nay. Thông qua phần mềm này, bạn có thể quản lý phòng tập, lớp tập, nhân viên và học viên một cách dễ dàng. Hơn nữa với mỗi học viên sẽ có thể gia hạn hoặc hủy khóa đào tạo trên hệ thống này. 

Ưu điểm

• Quản lý các phòng tập nói chung như: gym, thể hình, yoga, aerobic,… dễ dàng với thao tác sử dụng đơn giản.
• Theo dõi nhân viên, học viên ra vào phòng tập.
• Quản lý thẻ và thời gian tập luyện của học viên.
• Thống kê và báo cáo doanh thu từ tổng thể cho đến chi tiết.

Nhược điểm 

Không được tích hợp nhiều chức năng chuyên nghiệp nên không phù hợp với những phòng tập hiện đại.

PosApp

Nhiều người vẫn lầm tưởng PosApp chỉ dành riêng cho lĩnh lực quản lý quán cà phê, cửa hàng trà sữa, thức ăn nhanh, nhưng thực tế, phần mềm này còn là một phần mềm quản lý phòng gym được nhiều người tin dùng.

Ưu điểm

• Quản lý hiệu quả những gói tập gym mà khách hàng đã đăng ký như: huấn luyện viên và thời gian tập luyện.
• Quản lý tốt nhân viên như lịch làm việc, số giờ làm, lương thưởng một cách rõ ràng.
• Hỗ trợ khách hàng thanh toán qua nhiều hình thức như trả qua thẻ, trả theo gói tập,…
• Công nghệ điện toán đám mây hiện đại giúp đồng bộ các dữ liệu.

Nhược điểm

• Không thể truy cập ngoại tuyến.
• Không đem lại nhiều trải nghiệm tốt nhất cho người dùng.
• Chưa có nhiều tiện ích chuyên sâu cho phòng tập gym cao cấp.

An Việt Soft

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm có tính bảo mật cao thì có lẽ An Việt Soft chính là gợi ý dành cho bạn. 

Ưu điểm

• Các thông tin của khách hàng và lịch tập sẽ được sắp xếp và quản lý rõ ràng.
• Độ bảo mật cao. 
• Theo dõi hiệu quả các hoạt động của phòng tập, lịch tập và báo cáo thống kê chi tiết những gì bạn muốn xem.
• Kết hợp tốt giữa giải pháp bảo mật công nghệ như mã vạch, thẻ chip, thẻ từ,… giúp quản lý học viên và khách có thể truy cập khi đến sử dụng phòng tập.

Nhược điểm

• Giao diện khá phức tạp.
• Không được hỗ trợ chức năng ngoại tuyến.
• Không có nhiều tính năng quản lý ở mức nâng cao.

Phần mềm quản lý phòng tập VietnamSmart

Đây là phần mềm được sử dụng phổ biến cho các câu lạc bộ thể hình hoặc phòng gym. 

Ưu điểm

• Quản lý hội viên: Quản lý thông tin cá nhân, thẻ hội viên, lịch sử giao dịch và lịch sử sử dụng dịch vụ.
• Quản lý nhân sự: Quản lý thông tin cá nhân, lịch làm việc, chấm công và tính lương.
• Quản lý tài chính hiệu quả và thiết bị phòng tập.
• Hỗ trợ dịch vụ chăm sóc khách hàng.
• Báo cáo nội dung tính toán thu chi một cách chi tiết.

Nhược điểm

Có thể phát sinh chi phí cao hơn so với các phần mềm quản lý phòng gym khác.

Phần mềm quản lý phòng tập gym Faceworks

So với các ứng dụng khác, Faceworks có nhiều tính năng nâng cao như: quản lý chuyên nghiệp hơn, dễ dàng phần quyền cho các tài khoản để tăng tính bảo mật.

Ưu điểm

• Giao diện thông minh và rất dễ sử dụng.
• Quản lý phòng tập và nhân viên.
• Quản lý hội viên bằng hệ thống thẻ gồm các thông tin như: tên, ngày sinh, mã số, gói tập, thời gian, số tiền đã thanh toán,..
• Hỗ trợ làm báo cáo, thống kê doanh thu chi tiết theo từng tháng.

Nhược điểm

• Giá gói phần mềm quản lý phòng gym khá đắt.
• Không thích hợp với phòng tập gym nhỏ lẻ hay bình dân.

Phần mềm quản lý phòng gym Modun Soft

Phần mềm quản lý phòng gym Modun Soft là phần mềm quản lý được sử dụng phổ biến nhờ sở hữu những ưu điểm sau:

Ưu điểm

• Quản lý trực tiếp hoặc từ xa dễ dàng.
• Quản lý nhân viên, PT, học viên bằng thẻ từ, máy quét, mã vạch,…
• Cho phép học viên được quyền chuyển nhượng hoặc bảo lưu gói tập khi bận việc đột xuất.
• Khả năng bảo mật thông tin và dữ liệu tuyệt đối an toàn.

Nhược điểm

• Không hỗ trợ truy cập khi ngoại tuyến.
• Biểu đồ thống kê doanh thu khó hiểu.

Trên đây là thông tin chi tiết về phần mềm quản lý phòng tập gym. Hy vọng qua bài viết này giúp doanh nghiệp đưa ra lựa chọn phù hợp. Để được tư vấn về phần mềm hãy liên hệ với https://crystalbooks.vn/