Giới thiệu sơ lược về phần mềm kế toán

1. Định nghĩa về phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán: Được định nghĩa là hệ thống các chương trình máy tính xử lý các thông tin kế toán một cách tự động thông qua các thao tác nhập liệu của nhân viên kết toán, việc nhập liệu các thông tin bao gồm các thông số lập chứng từ gốc, xem xét chứng từ đó thuộc loại nào, lưu trữ sổ sách, phân tích các thông tin có trên từng loại sổ sách, tài liệu, chứng từ. Mọi thao tá xử lý phải làm theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác.

Nói một cách đơn giản về phần mềm kế toán

• Phần mềm kế toán đơn thuần là được tạo ra như một công cụ giúp đỡ kế toán viên trong việc thao tác nghiệp vụ kế toán như: ghi chép, lưu trữ, tính toán, tổng hợp, xuất dữ liệu… một cách tự động dựa trên các dữ liệu đầu vào người kế toán cung cấp.

• Mọi xử lý của phần mềm được yêu cầu đúng chuẩn mực của chế độ kế toán hiện hành

• Độ chính xác của phần mềm tùy thuộc vào độ chính xác nhập liệu của kế toán viên.

2. Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán

Một phần mềm kế toán hoạt động theo 3 công đoạn và được chia ra như sau:

a. Công đoạn 1: Nhập liệu đầu vào

• Kế toán viên sẽ phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của đơn vị kinh doanh và nhập liệu mọi thông số vào phần mềm bằng tay.

• Sau khi các thông số được nhập liệu từ chứng từ sẽ được phần mềm lưu vào hệ thống theo một hoặc các dạng tập tin khác nhau.

b. Công đoạn 2: Xử lý

• Ở công đoạn này các tập tinh được lưu trữ, xử lý, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên những dữ liệu được nhập ở công đoạn 1. Từ đó có thể đưa ra các kết quả báo cáo, sổ sách, tài liệu, thống kê trong công đoạn tiếp theo

• Trong quá trình này sau khi người dùng đưa ra quyết định ghi nhận lại thông tin chứng từ đã nhập vào lịch sử nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), các thao tác nghiệp vụ sẽ được phần mềm xử lý nhầm trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để đưa vào lịch sử nhật ký và các sổ sách liên quan, cùng lúc đó sẽ ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán, lưu trữ kết quả cân đối của từng tài khoản.

c. Công đoạn 3: Xuất dữ liệu đầu ra

• Dựa vào những kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn 2, ứng dụng tự động trích xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích,… Qua đó, kế toán viên hay người dùng có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc trích xuất dữ liệu,… để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác.

• Với những nhu cầu khác nhau của người dùng cũng như khả năng của đơn vị thiết kế phần mềm kế toán sẽ có những chức năng khác nhau, đáp ứng được nhu cầu quản trị dữ liệu của đơn vị

Về cơ bản, với các bước hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặc dù có thể được nhập vào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch toán hay không hoàn toàn là do con người quyết định. Điều này dường như đã mô phỏng lại được khá sát với quy trình ghi chép của kế toán thủ công.

Bạn đọc có thể tìm hiểu phần mềm kế toán tại công ty FTS, là một công ty chuyên về kế toán, theo địa chỉ: fts.com.vn

Tin tức độc quyền tại HighlandSoft. Mọi hành động copy xin vui lòng ghi rõ nguồn.