Hướng dẫn lập sổ sách kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), việc lập sổ sách kế toán không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo Luật Kế toán, mà còn là công cụ quản trị tài chính hiệu quả. Tuy nhiên, không phải chủ doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ quy trình và cách tổ chức hệ thống kế toán đúng chuẩn. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn lập sổ sách kế toán chi tiết, dễ áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ, đồng thời giải thích rõ khái niệm tài khoản 711 là gì – một tài khoản thường gây nhầm lẫn. Ngoài ra, nếu bạn đang tìm kiếm dịch vụ kế toán trọn gói TPHCM, đây cũng là thông tin giúp bạn đánh giá chất lượng dịch vụ một cách chuyên nghiệp.

Doanh nghiệp vừa và nhỏ cần lập những loại sổ sách nào?

Lập sổ sách kế toán không phải chỉ để đối phó với cơ quan thuế, mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, chi phí, doanh thu và hiệu quả kinh doanh. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc Thông tư 132 (nếu là siêu nhỏ).

Doanh nghiệp vừa và nhỏ cần lập sổ quỹ tiền mặt, sổ cái, sổ chi tiết công nợ và hàng tồn kho

Tối thiểu, doanh nghiệp cần lập các loại sổ sau:

• Sổ nhật ký chung: Ghi nhận toàn bộ nghiệp vụ kế toán theo trình tự thời gian.
• Sổ cái: Phân loại các nghiệp vụ theo từng tài khoản kế toán.
• Sổ chi tiết: Theo dõi chi tiết từng khoản mục như công nợ, hàng tồn kho, tài sản cố định…
• Sổ quỹ tiền mặt, sổ ngân hàng: Theo dõi dòng tiền ra vào.

Tùy vào quy mô và ngành nghề, bạn có thể bổ sung thêm các loại sổ phù hợp, nhưng phải đảm bảo tuân thủ nguyên tắc nhất quán và trung thực.

Các bước hướng dẫn lập sổ sách kế toán đơn giản và đúng luật

Để giúp doanh nghiệp dễ tiếp cận, dưới đây là hướng dẫn lập sổ sách kế toán theo từng bước cụ thể:

Bước 1: Thiết lập hệ thống tài khoản kế toán

Căn cứ vào Thông tư 133, bạn xây dựng danh mục tài khoản phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp. Mỗi tài khoản cần có mã số, tên gọi, nguyên tắc ghi nhận và báo cáo. Ví dụ, tài khoản 711 dùng để ghi nhận thu nhập khác như thanh lý tài sản, thu phạt vi phạm hợp đồng…

Bước 2: Mở sổ sách ban đầu

Tạo các sổ nhật ký, sổ cái và sổ chi tiết bằng Excel hoặc phần mềm kế toán. Mỗi sổ phải có tên sổ, ngày mở sổ, tên đơn vị và người lập sổ. Đây là bằng chứng quan trọng nếu cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra.

Bước 3: Ghi chép nghiệp vụ kế toán hàng ngày

Tất cả giao dịch phát sinh (mua bán, thu chi, tạm ứng…) phải được ghi vào chứng từ gốc rồi phản ánh vào sổ kế toán đúng thời điểm. Tránh tình trạng ghi chép chậm trễ hoặc không có chứng từ đối chiếu.

Bước 4: Đối chiếu và tổng hợp định kỳ

Cuối mỗi tháng hoặc quý, kế toán cần đối chiếu số liệu giữa các sổ: quỹ, ngân hàng, công nợ, hàng tồn… để phát hiện sai sót. Đồng thời tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính theo yêu cầu.

Bước 5: Lưu trữ sổ sách đúng quy định

Theo luật, sổ sách kế toán phải được lưu giữ tối thiểu 5 năm (với sổ chi tiết) và 10 năm (với báo cáo tài chính). Việc lưu trữ đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp tránh phạt, mà còn thuận lợi khi làm việc với ngân hàng, kiểm toán.

Thu thập chứng từ, phân loại nghiệp vụ, ghi sổ nhật ký, lập sổ cái và đối chiếu số liệu kế toán

Tài khoản 711 là gì? Cách sử dụng đúng chuẩn

Tài khoản 711 là tài khoản kế toán dùng để phản ánh thu nhập khác ngoài hoạt động kinh doanh thông thường. Theo Thông tư 133, một số khoản điển hình được ghi vào 711 bao gồm:

• Thu thanh lý, nhượng bán tài sản cố định
• Tiền thu phạt hợp đồng
• Các khoản nợ phải trả không còn nghĩa vụ thanh toán
• Lãi tỷ giá hối đoái không thường xuyên

Tài khoản 711 không được sử dụng để ghi nhận doanh thu từ hoạt động kinh doanh chính. Đây là điểm dễ sai sót ở các doanh nghiệp nhỏ, dẫn đến việc bị truy thu thuế hoặc điều chỉnh báo cáo tài chính. Vì vậy, nếu không nắm vững, bạn nên nhờ đến dịch vụ kế toán trọn gói TPHCM để được tư vấn và hạch toán đúng quy định.

Khi nào nên sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói TPHCM?

Việc thuê dịch vụ kế toán trọn gói TPHCM đang trở thành giải pháp tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo chuẩn mực kế toán và an toàn pháp lý. Bạn nên cân nhắc dịch vụ này khi:

• Doanh nghiệp không có kế toán nội bộ
• Chủ doanh nghiệp không rành luật thuế và kế toán
• Cần lập báo cáo tài chính định kỳ, quyết toán thuế
• Cần rà soát và điều chỉnh sổ sách cũ bị sai lệch

Một đơn vị uy tín sẽ giúp bạn lập sổ sách, nộp báo cáo đúng hạn và tư vấn các khoản chi hợp lý để tối ưu thuế.

Khi doanh nghiệp thiếu nhân sự chuyên môn, cần tiết kiệm chi phí và đảm bảo báo cáo thuế chính xác

Kết luận

Việc nắm rõ hướng dẫn lập sổ sách kế toán sẽ giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ kiểm soát hoạt động tài chính, tránh sai sót khi quyết toán và tạo nền tảng phát triển bền vững. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm, hãy cân nhắc lựa chọn dịch vụ kế toán trọn gói TPHCM để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Đồng thời, đừng quên hiểu rõ các tài khoản kế toán quan trọng như tài khoản 711 là gì, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác của báo cáo tài chính.