Ứng dụng phần mềm quản lý kho hàng hóa

Chỉ một sai lệch trong số liệu thống kê kho hàng có thể gây ra thất thoát hàng trăm triệu cho Doanh nghiệp. Vấn đề sai lệch số liệu thống kê hàng hóa là vấn đề chung các chủ doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực, ngành nghề. Vậy, giải pháp nào giải quyết triệt để được vấn đề này?

Quản lý kho, hay cụ thể hơn là quản lý xuất nhập tồn kho, là một vấn đề rất phức tạp với các ngành kinh doanh bán lẻ. Chỉ khi có quy trình kiểm soát phải thực sự chặt chẽ thì mới có thể quản lý chính xác số lượng hàng hóa còn tồn trong kho.

Và để làm điều đó được hiệu quả, nếu chỉ thực hiện bằng cách thủ công thông thường mất rất nhiều thời gian. Việc đối chiếu dữ liệu, kiểm tra các hạng mục không khớp nếu thực hiện không chính xác, sẽ xảy ra việc thất thoát, sai lệch hàng hóa trong kho. Điều này gây ảnh hưởng tiêu cực đến các quy trình khác của Doanh nghiệp.

Làm thế nào để quản lý kho hàng hiệu quả?

Phần mềm quản lý kho là giải pháp hiệu quả cho mọi doanh nghiệp bán lẻ, để kiểm soát lượng hàng hóa tồn trong kho, tình trạng xuất kho – nhập kho mà không cần lãng phí nhiều thời gian và công sức. Qua một vài thao tác đơn giản trên phần mềm, ta có thể truy xuất toàn bộ hàng hóa một cách đầy đủ và chính xác. Hàng hóa hiển thị được phân loại theo hệ thống quy chuẩn rõ ràng, dễ dàng trong để tìm kiếm thông tin. Dữ liệu số lượng hàng hóa trong kho được lưu trữ chính xác, sẵn sàng cho việc xuất nhập kho.

Khi sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa, khi số lượng hàng hóa sắp hết, phần mềm sẽ tự động lên kế hoạch nhập mới. Trong trường hợp, hàng hóa còn tồn quá nhiều trong kho, phần mềm sẽ tự động thông báo để tránh thực hiện nhập thêm, hạn chế tối đa tình trạng hàng hóa còn thừa hoặc thiếu trong kho, gây tác động không tốt đến kết quả kinh doanh.

Phần mềm còn tích hợp rất nhiều chức năng khác giúp tự động hóa nhiều công đoạn, tiêu giảm tối đa thời gian, công sức cho các quy trình quản lý và thao tác thủ công kém hiệu quả.

Cách thức phần mềm hoạt động

Khi có phát sinh hóa đơn bán hàng, sau quá trình giao cho khách hàng hoàn tất, số lượng hàng hóa trong hóa đơn sẽ được trừ tự động vào số lượng hàng hóa tồn trong kho. Số lượng hàng hóa còn tồn sẽ được hiển thị trên phần mềm. Đồng thời, phần mềm cũng tiến hành cập nhật dữ liệu cho các bộ phận liên quan khác thông qua kết nối giữa phần mềm quản lý kho và phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm kế toán (hệ thống ERP tổng liên kết luồng dữ liệu thống nhất).

Ưu điểm của phần mềm quản lý kho hàng

Quản lý tồn kho mọi lúc, mọi nơi

• Quản lý quy trình nhập, xuất kho
• Quản lý danh mục phân nhóm hàng hóa
• Cho phép cấu hình làm việc theo quy trình
• Quản lý kế hoạch nhập hàng
• Thông báo hàng tồn kho, hết hạn, cảnh bảo khi sắp hết hàng
• Quản lý sổ kho hàng hóa
• Quản lý giá vốn theo các hình thức FIFO, LIFO, BQGQ …, các báo cáo lợi nhuận gộp, lợi nhuận ròng ….
• Hỗ trợ in mã vạch (barcode) trực tiếp từ phần mềm

Chuyển kho nội bộ

• Chuyển các kho trong cùng chi nhánh công ty
• Chuyển kho giữa các chi nhánh khác nhau trong công ty
• Chuyển kho yêu cầu phải xác nhận hoặc không yêu cầu xác nhận
• Quản lý trạng thái các phiếu chuyển trên toàn công ty
• Hỗ trợ duyệt/ xác nhận đã nhận hàng đầy đủ theo quy trình

Quản trị hệ thống, phân quyền

• Quản trị nhóm user
• Quản trị user

Báo Cáo – Thống kê

• Báo cáo sổ kho
• Báo cáo tồn kho, hết hàng
• Báo cáo serial/imei
• Báo cáo công nợ, hạn thẻ
• Báo cáo mua hàng

Bảo mật hệ thống

• Quản lý tài khoản đăng nhập, phân quyền
• Theo dõi tình hình log in, nhật ký truy cập
• Quản lý truy cập, chống tấn công từ chối dịch vụ (DOS)
• Cấu hình chính sách toàn hệ thống
• Sao lưu, phục hồi dữ liệu

Kiểm kê Kho

• Kiểm tra, so sánh lượng tồn kho
• Kết xuất dữ liệu
• Kiểm kê kho theo serial/imei
• So sánh kiểm kê theo từng nhóm hàng hoặc một tập các nhóm hàng
• Phát hiện tự động các mặt hàng kiểm kê sót, thiếu.

Tham khảo chi tiết phần mềm quản lý hàng hóa GSOFT cho Doanh nghiệp để mang lại giải pháp quản lý tối ưu nhất cho Doanh nghiệp.