SAP là gì? Hướng dẫn sử dụng phần mềm SAP hiệu quả

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau đang được sử dụng rộng rãi, phổ biến, trong đó có SAP. Đây là phần mềm quản trị doanh nghiệp tích hợp nhiều chức năng cao cấp, bao quát được toàn bộ quy trình vận hành, là phần mềm có công cụ thông minh, hỗ trợ đa dạng và chuẩn kế toán Việt Nam. Ứng dụng của phần mềm SAP ERP là gì cũng rất đa dạng và phong phú trong quản trị chuỗi của doanh nghiệp.

Vậy nên, để có thể hiểu rõ và nắm bắt được cách sử dụng SAP thành thạo thì cần sự hướng dẫn trực tiếp từ đơn vị triển khai phần mềm này. Có khá nhiều doanh nghiệp vẫn chưa thật sự thành thạo và hiểu rõ về cách sử dụng SAP, vậy nên ở bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ cũng như hướng dẫn sử dụng phần mềm SAP một cách tổng quan nhất.

Thực trạng triển khai phần mềm SAP tại Việt Nam hiện nay

Hiện nay, bối cảnh của nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển và cạnh tranh khốc liệt hơn, các doanh nghiệp cũng vì thế mà phải đối mặt với những thách thức lớn, đòi hỏi doanh nghiệp phải luôn cố gắng thay đổi, cập nhật về công nghệ, các quy trình quản lý trong sản xuất, kinh doanh. Chính vì thực trạng đó mà các doanh nghiệp tìm đến hệ thống SAP để cải thiện điều đó.

Phần mềm SAP tạo ra bước ngoặt lớn trong việc đưa ra các giải pháp tối ưu cho hàng loạt các hệ thống vận hành của doanh nghiệp trên toàn thế giới. Phần mềm được tích hợp nhiều chức năng trên một hệ thống hoàn chỉnh, duy nhất, cung cấp cho công ty cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh ở bất cứ đâu và bất cứ thời gian nào.

Ở Việt Nam, ngày càng có nhiều doanh nghiệp áp dụng phần mềm SAP vào trong quản lý doanh nghiệp nhưng vẫn gặp khó khăn trong việc lựa chọn phần mềm phù hợp. Họ đang thiếu thông tin về cách thức hoạt động cũng như là về hệ thống và sẽ còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau.

Hướng dẫn sử dụng phần mềm SAP

Hướng dẫn sử dụng phần mềm SAP – danh mục dữ liệu

Bạn có thể quan tâm: Một số thương hiệu phần mềm ERP

Danh mục Khách hàng/Nhà cung cấp – Business Partner Master Data

Cho phép người dùng quản lý các thông tin của khách hàng hoặc nhà cung cấp, giúp chăm sóc khách hàng, kế toán viên, quản lý dự án thực hiện công việc chuyên môn được dễ dàng và thuận lợi hơn.

Danh mục hàng hóa – Item Master Data

Đây là danh mục nhằm chịu trách nhiệm lưu trữ các thông tin chính và nghiệp vụ mua/bán của doanh nghiệp, thông tin thẻ kho, dễ dàng truy xuất được thông tin đơn vị cần bán hàng, nguồn gốc, tình trạng, thuế,… hoặc các thông tin quản lý hàng hóa từ kho.

Danh mục kho – Warehouse

Đây là danh mục giúp kiểm soát hệ thống kho bãi đang sở hữu, quản lý. Tất cả mọi thông tin về kho ảo/vật lý đều được hệ thống hóa trên phần mềm, giúp cho việc kiểm soát mua bán, phân phối, điều chuyển hàng dễ dàng hơn.

Hướng dẫn sử dụng phần mềm SAP – phân hệ mua hàng

Phiếu yêu cầu mua hàng – Purchase Request

Chức năng này giúp bộ phận thu mua dễ dàng tạo phiếu mới hoặc điền thông tin dựa trên mẫu có sẵn, dễ dàng truy xuất dựa trên thông tin đã điền, giúp giảm thiểu thời gian trình phê duyệt lên trên lãnh đạo công ty.

Phiếu báo giá – Purchase Quotation

Giúp dễ dàng tạo hoặc sử dụng phiếu báo giá để có thể nhập thông tin nhà cung cấp, thông tin về hàng, thời gian và chiết khấu khác nhau tùy theo nhà cung cấp một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Đơn đặt hàng mua – Purchase Order

Dễ dàng tạo lập trên hệ thống SAP với tính linh hoạt cao, cho phép người dùng thay đổi thông tin tùy vào các trường hợp phát sinh khác nhau. Ngoài việc tạo đơn hàng, hệ thống còn cho phép xem các thông tin liên quan khác như số lượng đơn, xóa item, đóng đơn thủ công dễ dàng, hủy đơn,… nhằm giúp giảm thiểu tối đa sự sai sót trong khâu quản lý.

Nhập kho mua hàng – Goods Receipt PO

Người dùng dễ dàng kiểm tra và cập nhật thông tin về hàng hóa được nhập vào kho, tạo sự kiểm soát chặt chẽ và dễ dàng hơn trong vấn đề truy xuất thông tin và quản lý kho.

Chi phí mua hàng phân bổ – Landed Costs

Chỉ với các thao tác nhập thông tin lên phần mềm dựa theo biểu mẫu có sẵn sẽ dễ dàng tính được tổng chi phí cho mỗi mặt hàng và những chi phí phát sinh khác cũng được liên tục cập vào trong giá trị tồn kho.

Phiếu xuất kho trả hàng nhà cung cấp – Goods Return

Trong quá trình nhập hàng, mỗi đơn hàng đều sẽ có tỉ lệ hoàn trả nhất định với các vấn đề như lỗi, hỏng hóc, sai quy cách,… Phiếu xuất kho trả hàng sẽ được tạo ra dựa trên thông tin từ phiếu nhập kho mua hàng nhằm giúp kiểm soát số lượng, mẫu mã hàng cần xuất trả.

Hóa đơn mua hàng – A/P Invoice

Hóa đơn mua hàng trong hướng dẫn sử dụng phần mềm SAP được chia thành hai loại như sau:

Hóa đơn mua hàng hóa (Item)
Hóa đơn mua hàng dịch vụ (Service)

Hóa đơn điều chỉnh giảm – A/P Credit Memo

Khi nhà cung cấp có công nợ chưa trả nhưng doanh nghiệp đang có nhu cầu cần trả hàng thì sử dụng chức năng này để đưa hàng hóa xuất kho và trích giảm công nợ tương ứng với số lượng và giá thành hàng hóa cần trả lại. Hệ thống sẽ tự động khấu trừ công nợ và hạch toán theo hóa đơn.

Hướng dẫn sử dụng phần mềm SAP- bán hàng

Hợp đồng thỏa thuận khung – Sales Blanket Agreement

Cho phép ghi nhận thông tin chung của hợp đồng, bao gồm:

Mã hợp đồng.
Thông tin khách hàng.
Phương thức thảo luận.
Ngày bắt đầu – kết thúc hợp đồng.
Trạng thái hợp đồng.
Hàng hóa tương ứng trên hợp đồng dựa trên đơn bán hàng.

Báo giá bán hàng – Sales Quotation

Cách tạo báo giá bán hàng thì hãy truy cập vào mục Menu: Sales – A/R Sales Quotation và điền đầy đủ các thông tin tương ứng và lưu lại báo giá trên hệ thống để sử dụng cho nhà cung cấp tương ứng.

Đơn bán hàng – Sales Order

Người dùng truy cập Menu → Sale A/R → Sale Order và nhập các thông tin tương tự tạo báo giá bán hàng.

Phiếu giao hàng – Delivery

Người dùng chọn Menu → Sales → A/R → Delivery để tạo phiếu giao hàng, sao chép các thông tin từ phiếu Order và chọn thông tin cần cho phép, kiểm tra đầy đủ, kỹ lưỡng và nhấn Finish.

Phiếu nhập kho do khách hàng trả lại – Return

Người dùng chọn Menu → Sales → A/R → Return, kế thừa thông tin từ phiếu xuất kho bán hàng, kiểm tra thông tin về hàng hóa và nhấn Finish.

Hóa đơn bán hàng – A/R Invoice

Hóa đơn bán hàng được chia thành 2 loại:

Hóa đơn bán hàng hóa (Item): Menu → Sales → A/R → A/R Invoicevà chọn Add & New để lưu thông tin.
Hóa đơn bán hàng dịch vụ (Service): Menu → Sales → A/R → A/R Invoice và chọn Add & New để lưu hóa đơn.

Hóa đơn điều chỉnh giảm – A/R Credit Memo

Hóa đơn này sẽ được sử dụng khi khách hàng vẫn đang còn công nợ trên hệ thống, người dùng chỉ cần chọn Menu → Sales → A/R → A/R Credit Memo, kế thừa thông tin gốc, hệ thống sẽ tự khấu trừ chi phí và hạch toán cho khách hàng tương ứng.

Hướng dẫn sử dụng phân hệ kho

Phiếu nhập kho khác – Goods Receipt

Người dùng chỉ cần kiểm tra và nhập các thông tin liên quan hoặc một số thông tin chung và nhấn chọn Add.

Phiếu xuất kho khác – Goods Issue

Người dùng chỉ cần truy cập Menu → Inventory → Inventory Transactions → Good Issue, kiểm tra thông tin và nhấn Add.

Phiếu đề nghị chuyển kho – Inventory Transfer Request

Người dùng truy cập Menu → Inventory → Inventory Transactions → Inventory Transfer Request để tạo phiếu đề nghị chuyển kho, điền thông về ngày ghi nhận chuyển, ngày chứng từ yêu cầu chuyển kho, ngày cần chuyển hàng và các thông tin về hàng hóa, kiểm tra thông tin kỹ lưỡng và nhấn Add.

Phiếu chuyển kho – Inventory Request

Được tạo dễ dàng bằng cách truy cập Menu → Inventory → Inventory Transactions → Inventory Transfer. Sau khi lựa chọn, nhập thông tin, người dùng nhấn Add để hoàn thành.

Bạn có thể quan tâm: Quy trình mua hàng

Phiếu kiểm kê kho – Inventory Counting

Để lập phiếu kiểm kê kho để kiểm tra số lượng, tình trạng hàng hóa trong kho, chọn Menu → Inventory → Inventory Transactions → Inventory Counting Transactions → Inventory Counting để ghi nhận các trường thông tin và dùng Add Items để chọn các loại hàng hóa khác nhau cùng lúc và chọn Add để hoàn tất.

Phiếu điều chỉnh kiểm kê kho – Inventory Posting

Dựa theo thông tin tại phiếu kiểm kê kho, lập phiếu điều chỉnh kiểm kê kho bằng cách nhấp Menu → Inventory → Inventory Transactions → Inventory Counting Transactions → Inventory Posting, chọn Copy để kế thừa thông tin kiểm tra thông tin và nhấn Add.

Phiếu đánh giá lại hàng tồn kho – Inventory Revaluation

Để đánh giá thực trạng tồn kho tại doanh nghiệp, người dùng nhấn Menu → Inventory → Inventory Transactions → Inventory Revaluation, ghi nhận các thông số hàng hóa ở bên trong kho và nhấn Add.

Hướng dẫn sử dụng chức năng quản lý hệ thống SAP

Bộ định mức sản xuất – Bill of Materials (BOM)

Để tạo bộ định mức sản xuất, làm theo hướng dẫn sau đây: Menu → Production → Bill of Materials, ghi nhận các thông tin về sản phẩm và chọn các yếu tố liên quan, kiểm tra thông tin và nhấn Add.

Lệnh sản xuất – Production Order

Để thu được lệnh sản xuất, người dùng truy cập Menu → Production → Production Order, ghi nhận các thông tin và kiểm tra, sau đó nhấn Add.

Xuất cho sản xuất – Issue for Production

Tại vùng thông tin chung của lệnh sản xuất ở trạng thái Released, click phải chuột chọn Issue Components → Open Quantity of Components hoặc Quantity of Parent Items và nhấn Add.

Nhập từ sản xuất – Receipt from Production

Để tạo phiếu nhập sản xuất, tại vùng thông tin chung của lệnh sản xuất ở trạng thái Released, click phải chuột chọn Report Completion.

Hoặc chọn Menu → Production → Receipt from Production → Production Order → chọn lệnh Sản xuất, nhấn Choose để xác nhận.

Thông qua bài viết trên của giải pháp phần mềm trọn gói cho doanh nghiệp GESO, hi vọng doanh nghiệp có thể hiểu rõ và nắm bắt được hướng dẫn sử dụng phần mềm SAP để có thể triển khai và vận hành một cách hiệu quả, chính xác. Để có thể sử dụng một cách bài bản và chi tiết hơn, doanh nghiệp cần có đội ngũ chuyên gia đến từ đơn vị cung cấp dịch vụ SAP uy tín, được đào tạo chuyên nghiệp và hướng dẫn trực tiếp, kỹ lưỡng để tối đa được hiệu quả sử dụng phần mềm này.

Cung cấp thông tin về các ứng dụng, phần mềm, website