7 bước triển khai ERP thành công cho doanh nghiệp

Chuyển đổi số mô hình kinh doanh đang trở thành xu hướng mới hiện nay. Vì lý do này, nhiều công ty muốn triển khai ERP để chuyển toàn bộ quy trình hoạt động của họ sang nền tảng kỹ thuật số. Vậy, thực trạng triển khai ERP ở Việt Nam như thế nào? Làm sao để triển khai phần mềm ERP thành công? Tất cả sẽ được giải đáp thông qua bài viết dưới đây!

Phần mềm ERP là gì?

ERP viết tắt của Enterprise Resource Planning, được dùng trong doanh nghiệp để điều hành quản lý tất cả hoạt động sản xuất, kinh doanh và vận hành của tổ chức. Trước khi có phần mềm ERP doanh nghiệp thì các công ty thường sử dụng các phần mềm riêng lẻ, không có sự kết nối giữa các bộ phận với nhau. Đồng thời dữ liệu, thông tin cũng không được tích hợp chung vào một hệ thống. 

Vì vậy, sự ra đời của hệ thống ERP đã giúp kết nối các phần mềm lại với nhau, để các số liệu và dữ liệu được tạo ra sẽ thể hiện đầy đủ và tổng quan nhất. Phần mềm ERP còn có phần mềm con là phần mềm kế toán ERP, là một công cụ hỗ trợ doanh nghiệp chuyên sâu hơn trong lĩnh vực tài chính kế toán. 

7 bước triển khai ERP thành công cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp muốn triển khai ERP hiệu quả thì trước hết cần có một quy trình thực hiện cụ thể để tránh lãng phí tiền bạc. Hãy cùng tìm hiểu 7 bước triển khai ERP qua bài viết dưới đây.

Bước 1. Doanh nghiệp cần hiểu rõ nhu cầu và phần mềm ERP

Nhà quản lý cần hiểu mục đích vì sao doanh nghiệp của mình phải triển khai phần mềm ERP. Việc triển khai hệ thống mới sẽ tạo ra lợi tức đầu tư và giải quyết vấn đề của doanh nghiệp. Đồng thời là giải pháp cho doanh nghiệp về việc cải tiến quy trình, cải thiện cách thức sử dụng công cụ, qua đó gia tăng lợi nhuận.

Bên cạnh đó cũng cần đánh giá chi tiết về những thách thức kinh doanh, khối lượng công việc và nhu cầu cần được giải quyết của từng bộ phận. Bước này giúp xác định mục tiêu, phạm vi của dự án và mọi thứ công ty cần cho một giải pháp ERP. Việc triển khai ERP rất khó khăn, nhưng nếu chuẩn bị tốt, kỹ càng thì sẽ mang lại nhiều lợi ích trong quản lý kinh doanh.

Bước 2. Lựa chọn đúng phần mềm ERP và đơn vị triển khai

Khi doanh nghiệp của bạn đã xác định được các mục tiêu mà phần mềm ERP cần đạt được, bước tiếp theo là tìm nhà triển khai và hệ thống ERP phù hợp. 

Đơn vị triển khai ERP sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong tất cả các giai đoạn của quá trình triển khai, tư vấn các giải pháp ERP phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên tìm đến đơn vị uy tín, chuyên nghiệp có nhiều năm kinh nghiệm triển khai giải pháp. 

Hiện nay có nhiều công ty cung cấp phần mềm ERP, nhưng GESO – một đơn vị Việt, là một trong những công ty nằm trong top đầu lựa chọn của nhiều doanh nghiệp về nghiên cứu và phát triển phần mềm ERP. 

Tìm hiểu thêm về Công ty Cổ phần Giải pháp Doanh nghiệp Toàn Cầu GESO

Bước 3. Phân tích dự án ERP

Cần thành lập một nhóm người có kiến ​​thức về quy trình nghiệp vụ, có cái nhìn tổng quan để có thể phân tích dự án ERP chuẩn xác. Qua đó đưa ra quyết định dựa trên lợi ích chung của doanh nghiệp hiện tại và trong tương lai. Những người này sẽ chỉ tập trung vào dự án, không đảm nhiệm các công việc khác để đảm bảo dự án luôn được theo dõi, kiểm soát ngân sách và đi đúng hướng.

Bước 4. Tiến hành cài đặt và phát triển phần mềm ERP

Bước tiếp theo trong việc triển khai ERP là di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới. Vì có nhiều doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ khách hàng, nhà cung cấp và tài sản vật chất ở nhiều định dạng và phần mềm khác nhau. Do đó, tất cả dữ liệu phải được xem xét và hợp nhất để loại bỏ thông tin dư thừa trước khi bắt đầu di chuyển. 

Khi dữ liệu đã được cập nhật và xác thực, nhà cung cấp phần mềm sẽ di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới để doanh nghiệp sử dụng trên một nền tảng duy nhất.

Bước 5. Triển khai (Cài đặt đào tạo)

Đơn vị cung cấp phần mềm sẽ viết tài liệu mô tả, hướng dẫn sử dụng và trực tiếp cài đặt phần mềm tại doanh nghiệp. Đơn vị cung cấp có thể đến văn phòng doanh nghiệp để hỗ trợ và hướng dẫn, trao đổi các thắc mắc giúp doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm cho công việc. Trong suốt quá trình sử dụng phần mềm, doanh nghiệp có thể liên hệ với bộ phận để được hỗ trợ nếu có khó khăn. 

Bước 6. Cung cấp một khóa đào tạo hoàn chỉnh cho nhân viên

Theo nghiên cứu, có khoảng 56% sự gián đoạn trong quá trình sau khi triển khai của một dự án ERP có thể bắt nguồn từ việc đào tạo nhân viên. Vì vậy, việc tổ chức một khóa đào tạo ứng dụng ERP toàn diện cho nhân viên là rất quan trọng và cần thiết, tốn thời gian và công sức của cả nhà quản lý và nhân viên.

Vấn đề này nên được thảo luận kỹ lưỡng với nhà cung cấp. Đặc biệt, cần làm rõ liệu các chi phí đào tạo này có được bao gồm trong chi phí ban đầu của phần mềm hay sẽ được tính và bổ sung thêm về sau. Một số nhà cung cấp cung cấp đào tạo và hỗ trợ trực tiếp cho nhân viên của họ, trong khi những nhà cung cấp khác cung cấp các khóa học trực tuyến. 

Bước 7. Cải tiến, nâng cấp hệ thống ERP

Để hệ thống hoạch định nguồn lực hoạt động hiệu quả và đáp ứng được nhu cầu phát triển của doanh nghiệp thì cần phải thực hiện cải tiến và nâng cấp hệ thống định kỳ. Kiểm tra phần mềm ít nhất mỗi năm 1 lần sẽ giúp doanh nghiệp tìm ra những điểm hạn chế cần được cải thiện, bổ sung để tối ưu hóa trải nghiệm cho người dùng và khai thác được hết tiềm năng của hệ thống ERP. 

Tùy thuộc vào hợp đồng đã ký, nhà cung cấp thường thực hiện bảo trì hệ thống của doanh nghiệp, công ty sau 12 – 24 tháng kể từ ngày đưa vào hoạt động thực tế. Sau thời gian trên, công ty sẽ phải trả thêm phí bảo trì cho nhà cung cấp.

Qua bài viết trên, các bạn đã phần nào hình dung được thực trạng triển khai ERP ở Việt Nam hiện nay. Hy vọng thông qua bài viết, các doanh nghiệp sẽ áp dụng được các bước phù hợp với doanh nghiệp của mình để có thể ứng dụng phần mềm sản xuất, phần mềm kế toán ERP vào doanh nghiệp tốt nhất.