Kinh nghiệm khi đi thuê máy photocopy

Chúng tôi xin chia sẻ một số kinh nghiệm của mình khi bạn có ý định đi thuê máy photocopy và đang tìm hiểu dịch vụ cho thuê máy photo của một số đơn vị chuyên về lĩnh vực này như sau:

Xác định khối lượng bản in hàng tháng

Điều cần thiết là bạn cần nắm rõ khối lượng bản sẽ in trong mỗi tháng. Đây sẽ là yếu tố chính ảnh hưởng đến giá thuê máy photo. Máy photocopy phải có đủ khả năng đáp ứng được mọi yêu cầu in ấn để đảm bảo tiến độ kinh doanh của doanh nghiệp.

Nếu như diện tích không gian và ngân sách cho phép, cách tốt nhất là nên có từ 2 máy photo để vận hành. Khi có bất cứ máy photocopy nào gặp trục trặc, bạn vẫn có máy còn lại để sử dụng.

Một máy photocopy chuyên nghiệp có thể làm tăng đáng kể hiệu quả cho cong việc của công ty bạn. Các tính năng hữu ích trên máy photocopy sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, nhưng bù lại bạn phải tốn thêm chi phí.

Tốc độ in của máy

Tốc độ có liên quan chặt chẽ đến khối lượng bản in. Nghĩa là khi bạn cần photo nhiều bản tài liệu, máy photocopy cần phải vận hành nhanh hơn.

Chọn máy photocopy có màu hay trắng đen

Máy photocopy màu có chi phí thuê không khác máy in đen trắng là mấy. Nhưng lại có sự khác biệt đáng kể về giá mực và giấy in. Giải pháp kinh tế hơn là chọn máy đen trắng và thuê ngoài khi có các yêu cầu in màu không thường xuyên.

Lưu ý về khổ giấy

Nếu các bản in sử dụng các khổ giấy lớn, từ A3 trở lên. Bạn nên sử dụng các loại máy in ấn khổ lớn hoặc dòng máy photocopy đa chứng năng để đáp ứng nhu cầu của bạn. Nếu đa số việc in ấn thực hiện trên khổ giấy A4, thì chọn máy photocopy A4 là lựa chọn tối ưu nhất.

Tính năng Scan tài liệu

Một số máy photo đa chức năng có thể được sử dụng để Scan khối lượng lớn. Với tính năng rất hữu ích này dành cho các công ty thường xuyên sử dụng nhiều tài liệu giấy sẽ dễ dàng chuyển đổi file giấy sang dạng file dạng kỹ thuật số.

Tính năng gửi Fax

Fax là một hệ thống vẫn còn được sử dụng tại nhiều văn phòng. Rất tiện lợi khi bạn lựa chọn một máy photocopy tích hợp sẵn tính năng fax, thay vì phải mua hoặc thuê thêm máy Fax ngoài.

Khả năng in hai mặt

Đây là một cách khá hay để tiết kiệm chi phí. Máy photocopy với lựa chọn này thường có thể lấy tài liệu được in ở một mặt và tạo các bản sao ở cả hai mặt. Tính năng này ngày càng phổ biến và là một cách hiệu quả để cắt giảm lượng giấy và tăng ý thức bảo vệ môi trường trong văn phòng.

Tự động sắp xếp

Đây là một tính năng hữu ích dành cho những người thường xuyên cần in ra các tập sách. Chức năng sắp xếp có nghĩa là máy photocopy sẽ tự động sắp xếp tại đầu ra của nó để bạn có thể nhặt và đọc ngay mà không cần phải sắp xếp lại. Nói cách khác, nếu 10 bản sao của tài liệu 6 trang được yêu cầu, máy photocopy sẽ xuất trang 1 đến 6 mười lần, thay vì tạo 10 bản sao trang 1, tiếp theo là 10 bản sao trang 2…

Bấm ghim

Đây là một tính năng phổ biến của dòng máy photocopy, hỗ trợ sắp xếp và thường được dùng khi khối lượng in ấn cao. Stapling là một tính năng giúp tiết kiệm thời gian tuyệt vời bằng cách tạo ra các tài liệu làm sẵn.

Đục lỗ

Nếu doanh nghiệp của bạn tạo ra số lượng lớn tài liệu cho chất kết dính vòng, thì đục lỗ sẽ là một lựa chọn tiết kiệm thời gian đáng kể cần có trong máy photocopy của bạn. Mặc dù điều này có thể làm tăng mức phí trả trước, nhưng nó sẽ khuyến khích mọi người gom tài liệu của họ thẳng vào các chất kết dính, thay vì chất đống thành các ngăn xếp không có tổ chức.

Có hỗ trợ kỹ thuật

Cùng với việc lựa chọn đúng loại máy photocopy với các tính năng phù hợp, điều quan trọng là phải chắc chắn rằng bạn sẽ nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng nếu gặp bất kỳ vấn đề nào với nó. Việc này thường yêu cầu một khoản phí để duy trì hàng tháng, vì vậy hãy kiểm tra thật kỹ để đảm bảo bạn sẽ trả bao nhiêu và được hỗ trợ nhanh chóng như thế nào.